Sytuacja, w której w elektronicznej dokumentacji medycznej brakuje istotnych informacji na temat przebytych chorób pacjenta czy odbytych zabiegów, nie powinna mieć miejsca. W sytuacji popełnienia błędów w prowadzeniu e-kartoteki wyciągnięte zostają konsekwencje.
Luki w historii choroby lub brak informacji niezbędnych do weryfikacji autora wpisów zdarzają się wyjątkowo rzadko, mimo to warto pochylić się nad tematem wystąpienia takich konsekwencji. Najczęstszą przyczyną takiego stanu rzeczy jest niefrasobliwość personelu medycznego. Właściwe dokumentowanie przebiegu historii choroby pacjentów w elektronicznej dokumentacji medycznej, to obowiązek zapisany w przepisach prawa. Ma to na celu ułatwienie przekazywania informacji na temat poszczególnych etapów przebiegu choroby.
Znaczenie rzetelnie prowadzonej EDM
Aby postawić prawidłową diagnozę, niezbędne jest zgromadzenie wszystkich informacji na temat przebiegu leczenia. W przypadku postępowania sądowego elektroniczna dokumentacja medyczna jest kluczowym materiałem dowodowym. Rzetelne prowadzenie e-kartoteki ma także znaczenie przy rozliczaniu świadczeń z Narodowego Funduszu Zdrowia.
Sankcje prawne
Administrator danych zawartych w systemie elektronicznej dokumentacji medycznej ma obowiązek posługiwania się środkami technicznymi i organizacyjnymi, które zagwarantują bezpieczeństwo przetwarzanych danych na temat stanu zdrowia pacjentów. W sytuacji niedopełnienia obowiązków, o których mowa, obowiązujące prawo przewiduje kary w postaci grzywny, kary ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności. Przestępstwo, nawet nieumyślne, ma charakter przestępstwa o charakterze indywidualnym, które może zostać popełnione przez lekarza, sekretarkę, pielęgniarkę lub położną.
Procedura kontroli
Z tematem zabezpieczenia danych osobowych zawartych w systemie elektronicznej dokumentacji medycznej związana jest możliwość skontrolowania realizacji przepisów w lecznicy. Jeśli rezultaty przeprowadzonej kontroli wykażą złamanie zasad ochrony danych osobowych, inspektor kieruje sprawę do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z prośbą o podjęcie właściwych kroków.
Postępowanie dyscyplinarne
Poza tym po przeprowadzonej kontroli inspektor może wszcząć postępowanie dyscyplinarne. Zaniedbanie managera placówki służby zdrowia lub innego pracownika pełniącego rolę administratora danych osobowych powoduje, że Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych ma obowiązek wystosować zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa w placówce medycznej.
Odtworzenie akt
Zapisy prawa nie określają procedury odtworzenia zaginionych informacji w dokumentacji medycznej. Aby uzupełnić braki, często powołuje się specjalną komisję, która odtworzy dokumentację.