Elektroniczna dokumentacja medyczna zawiera dane osobowe pacjentów, w tym dane wrażliwe, dlatego jest szczególnie chroniona. Prawo określa, komu i w jakich okolicznościach okazywana jest historia choroby.

W artykule 26 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. 2012, poz. 159 ze zm.) widnieje zapis, że dokumentacja medyczna, co tyczy się również kartoteki w formie elektronicznej, udostępniania jest:

• pacjentowi (na podstawie dowodu tożsamości),
• przedstawicielowi ustawowemu chorego, czyli rodzicowi do dnia ukończenia przez dziecko 18. roku życia oraz opiekunowi prawnemu,
• osobie upoważnionej przez chorego.

Po śmierci pacjenta, elektroniczna dokumentacja medyczna udostępniana jest osobie upoważnionej przez pacjenta za życia. Osoba ta otrzymuje dokumentację medyczną do wglądu w siedzibie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych lub w formie jej fragmentów, wyciągów, odpisów albo kserokopii.

Wnioskowanie o wgląd do dokumentacji

Składanie stosownych wniosków, jak i wydawanie dokumentacji medycznej, jest możliwe w placówkach służby zdrowia w dni robocze. Chory lub osoba przez niego upoważniona składa wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej w wyznaczonym punkcie, tj. Archiwum Zakładowe, Izba Przyjęć, Ambulatorium lub Oddział. Wnioskodawca na wgląd do kartoteki czeka nie dużej niż 3 dni od momentu złożenia pisma. Odmowa jej wydania musi być właściwie uargumentowana.

Wspomniana ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta w artykule 26 § 3 dopuszcza także możliwość udostępnienia elektronicznej dokumentacji medycznej w określonych sytuacjach innym podmiotom, tj.:

• organy władzy publicznej i Narodowy Fundusz Zdrowia,
• inne placówki świadczące usługi zdrowotne,
• organy rentowne.

Ponadto elektroniczna dokumentacja medyczna może być udostępniona także do celów badawczych, np. uczelni, ale bez ujawniania danych umożliwiających identyfikację chorego.

Okres archiwizowania dokumentacji

Obowiązek przechowywania dokumentacji spoczywa na podmiocie oferującym usługi zdrowotne, ale tylko przez określony czas. W świetle obowiązującego prawa jest to 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu do kartoteki. W przypadku śmierci na skutek uszkodzenia ciała albo zatrucia, okres ten wynosi 30 lat, natomiast dokumentację dzieci do 2. roku życia przechowuje się 22 lata. Innej regulacji prawnej podlegają zdjęcia rentgenowskie, które są przechowywane 10 lat oraz skierowania i zalecenia – w obydwu przypadkach jest to 5 lat. Po upływie określonego okresu dokumentacja jest niszczona.