Poprawne wdrożenie Elektronicznej Dokumentacji Medycznej wymaga szczegółowego zapoznania się z regulacjami prawnymi. Niezbędne jest też odpowiednie oprogramowanie, bez którego wdrażanie EDM nie będzie możliwe. Musi ono zapewniać wszystkie ustawowe standardy. Idealnym rozwiązaniem jest więc wybranie firmy, która wraz z dostarczeniem odpowiedniego oprogramowania zapewni także wdrożenie pracowników w jego funkcjonowanie. Bowiem podstawą sprawnego posługiwania się EDM, poza kwestiami technicznymi, są w pełni przeszkoleni pracownicy.
Elektroniczna dokumentacja medyczna stawia przed placówkami szereg wymagań, które powinny znaleźć się w procedurach określających sposób postępowania. Procedury te zapewnią nie tylko sprawną pracę z EDM, ale będą też zapobiegały ewentualnym nadużyciom lub błędom wynikającym z bieżącą pracą programu.
Elektroniczna dokumentacja medyczna wymaga też szczególnej ochrony, którą może zapewnić program antywirusowy. Instalując oprogramowanie EDM należy więc w tym samym czasie zadbać o jego ochronę. Wynika to wprost z ustawy, która określa sposób przechowywania dokumentów medycznych w formie elektronicznej. Ustawa ta kładzie nacisk na ochronę danych wrażliwych pacjenta. Ze względu na fakt, że elektroniczna dokumentacja medyczna będzie zainstalowana na komputerze podłączonym do sieci internetowej, bezwzględnie należy chronić dane pacjenta przed możliwością ich wycieku.
Ważną kwestią jest też archiwizowanie dokumentów pacjenta. Elektroniczna dokumentacja medyczna musi być przechowywana w taki sposób, aby każdy pacjent mógł mieć do niej dostęp po wcześniejszym zgłoszeniu chęci uzyskania np. kopii wypisu ze szpitala lub historii choroby. Oznacza to, że poza bieżącą pracą, dokumentacja medyczna powinna być archiwizowana w formie elektronicznej i przechowywana tak długo, jak wskazuje na to ustawa regulująca te kwestie. Trzeba przy tym pamiętać, że zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, administrator danych osobowych pacjenta zobowiązany jest do ich ochrony. Warto więc w późniejszym czasie zadbać o miejsce na dobrze chronionym serwerze do przechowywania archiwizowanej dokumentacji medycznej.
Podstawą poprawnego wdrażania EDM jest więc:
- zakup odpowiedniego oprogramowania,
- przeszkolenie pracowników obsługujących EDM,
- wdrożenie procedur określających pracę z EDM,
- zabezpieczenie komputera przed ingerencją osób trzecich i utratą/zniszczeniem danych,
- postępowanie zgodnie z wytycznymi zawartymi w Ustawie,
- utworzenie na dysku komputerowym lub na zewnętrznym serwerze archiwum dokumentacji medycznej w formie elektronicznej.
Przy wsparciu firmy zewnętrznej, która zajmuje się tworzeniem i sprzedażą oprogramowania, samo wdrażanie EDM nie będzie czynnością skomplikowaną i czasochłonną.