Aby placówki medyczne mogły efektywnie działać, na bardzo konkurencyjnym, zmiennym i niepewnym rynku, potrzebują rozwiązań technologicznych, które będą zaspokajały ich realne potrzeby i będą wspierały w działaniach operacyjnych i administracyjnych a dodatkowo usprawnią realizację procedur medycznych i przyspieszą obsługę pacjentów. 

Kluczowym elementem działania placówek, które chcą rozwijać się a także oferować pacjentom usługi na wysokim poziomie, jest dobór odpowiedniego systemu medycznego. 

Na co zwrócić uwagę, przy wyborze systemu medycznego

System taki powinien charakteryzować się następującymi najważniejszymi cechami: 

  1. Dopasowaniem do profilu placówki i charakterystyki świadczonych usług 
  2. Możliwością zarządzania wieloma lokalizacjami z jednego systemu 
  3. Dostępem do systemu w każdym momencie i z dowolnej lokalizacji 
  4. Automatyzacją raportów, rozliczeń i statystyk 
  5. Szybkością reakcji na zmiany wprowadzane przez NFZ i Ministerstwo Zdrowia 
  6. Integracjami z systemami NFZ 
  7. Monitorowaniem frekwencji odbywania wizyt przez pacjentów 

Poniżej rozwijamy szerzej znaczenie każdego z  powyższych punktów.

1. Dostosowanie systemu informatycznego do charakterystyki pracy danej placówki

Dopasowanie systemu do specyfiki danej placówki medycznej ma wiele zalet i korzyści, które mogą znacznie wpłynąć na jakość opieki medycznej. Mogą podnieść efektywność pracy personelu oraz zadowolenie pacjentów. Najważniejsze zalety takiego dostosowania to: 

Optymalizacja procesów: System IT zaprojektowany pod kątem specyfiki placówki medycznej pozwala na optymalizację procesów zarządzania, planowania, rejestracji pacjentów, diagnostyki, prowadzenia dokumentacji medycznej itp. To może przyspieszyć pracę i usprawnić codzienne operacje w placówce, co prowadzi do większej efektywności i oszczędności czasu. 

Personalizacja opieki: Dostosowany system IT pozwala na personalizację opieki nad pacjentami. Dzięki bardziej zaawansowanym funkcjom i integracji różnych danych medycznych personel medyczny może lepiej zrozumieć potrzeby pacjenta, jego historię medyczną i dostosować leczenie do indywidualnych wymagań. 

Szybki dostęp do danych: Dostosowany system IT ułatwia szybki i łatwy dostęp do danych pacjentów, wyników badań, historii medycznych i innych informacji ważnych z medycznego punktu widzenia. Dzięki temu personel medyczny może podejmować decyzje bez zbędnego opóźnienia, co ma kluczowe znaczenie w niektórych sytuacjach medycznych. 

Współpraca i komunikacja: System IT dostosowany do placówki medycznej może zintegrować różne działy, zapewniając lepszą komunikację między pracownikami, co prowadzi do sprawniejszej koordynacji opieki nad pacjentami i lepszej współpracy w całym zespole medycznym. 

Ułatwienie analiz i raportowania: Zaawansowany system informatyczny może zbierać i analizować dane, generować raporty i statystyki, które są niezbędne do podejmowania strategicznych decyzji na poziomie zarządzania placówką medyczną. To pomaga w doskonaleniu usług, optymalizacji zasobów i dostosowywaniu placówki do zmieniających się potrzeb pacjentów. 

Zgodność z regulacjami: Placówki medyczne mają do czynienia z wieloma przepisami i regulacjami związanymi z ochroną danych pacjentów i bezpieczeństwem. Dostosowany system IT pomaga w spełnieniu tych wymogów i uniknięciu problemów związanymi z naruszeniem przepisów. 

Formularze dla opisu wizyty w poradni ginekologicznej w systemie Mediporta

2. Możliwość zarządzania wieloma lokalizacjami z jednego systemu

To kolejna cecha, która jest niezwykle istotna dla wszystkich tych podmiotów, które mają więcej niż jedną lokalizację. Oto kilka kluczowych powodów, dlaczego to rozwiązanie ma duże znaczenie: 

Centralizacja zarządzania: Dzięki możliwości zarządzania wieloma lokalizacjami z jednego systemu, placówki medyczne mogą skonsolidować dane, procedury i procesy, co prowadzi do centralizacji zarządzania. To ułatwia koordynację działań między różnymi oddziałami, a także pozwala na spójne podejście do zarządzania i podejmowania decyzji. 

Jednolity standard i spójne procedury: Korzystanie z jednego systemu pozwala na wprowadzenie jednolitych standardów i procedur w różnych lokalizacjach. To eliminuje rozbieżność w działaniach i pozwala na spójne świadczenie usług medycznych, co przekłada się na lepszą jakość opieki. 

Wspólna baza danych pacjentów: Dostęp do wspólnej bazy danych pacjentów z różnych lokalizacji pozwala personelowi medycznemu na łatwiejsze i bardziej kompleksowe świadczenie opieki. Lekarze czy pielęgniarki mają dostęp do pełnej historii medycznej pacjenta niezależnie od tego, w której lokalizacji byli wcześniej leczeni. 

Skuteczne zarządzanie zasobami: Zarządzanie zasobami, takimi jak sprzęt medyczny, leki czy personel, jest bardziej efektywne, gdy dane są skonsolidowane w jednym systemie. To pozwala na lepsze planowanie i wykorzystanie zasobów w różnych lokalizacjach. 

Analiza danych: Możliwość analizy danych na większą skalę, pozwala na identyfikację trendów i wzorców, które mogą być niewidoczne w pojedynczej lokalizacji. To wspiera podejmowanie strategicznych decyzji i doskonalenie opieki medycznej. 

Ujednolicenie systemów informatycznych: Wielu dostawców oferuje rozwiązania, które pozwalają na integrację różnych systemów informatycznych działających w różnych lokalizacjach. To ułatwia migrację i uniknięcie problemów związanych z niekompatybilnością systemów. 

Optymalizacja kosztów: Możliwość zarządzania wieloma lokalizacjami z jednego systemu pozwala na optymalizację kosztów związanych z wdrożeniem i utrzymaniem różnych rozwiązań informatycznych dla każdej placówki z osobna. 

Pracę na jednym systemie w różnych lokalizacjach placówek medycznych zapewniają rozwiązania chmurowe. Rozwiązanie chmurowe, czyli korzystanie z usług, aplikacji i zasobów przechowywanych w chmurze, ma wiele zalet i przewag, które sprawiają, że jest to popularne i korzystne rozwiązanie dla placówek. Pozwala na: 

Redukcja kosztów: Chmura obliczeniowa pozwala na ograniczenie kosztów związanych z infrastrukturą IT. Placówki nie muszą inwestować w kosztowny sprzęt i jego utrzymanie, co może znacznie obniżyć wydatki operacyjne. 

Wysoka dostępność i niezawodność: Usługi chmurowe są zazwyczaj budowane na infrastrukturze, która oferuje wysoką dostępność i niezawodność, co pozwala na unikanie przestojów w pracy placówek. 

Łatwość wdrażania i zarządzania: Chmura likwiduje konieczność skomplikowanego wdrażania i konfigurowania infrastruktury. Systemy medyczne w wersji chmurowej oferują prosty interfejs, który pozwala na szybkie uruchamianie i zarządzanie. 

Automatyzacja: Rozwiązania chmurowe oferują szereg automatyzacji bez konieczności angażowania placówek a to znacznie przyspiesza i ułatwia różnego rodzaju procesy, takie jak aktualizacje systemu, generowanie kopii zapasowych czy generowanie raportów. 

Bezpieczeństwo danych: Systemy chmurowe stosują zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, w tym szyfrowanie danych, zabezpieczanie dostępów i zarządzanie uprawnieniami. To sprawia, że dane są lepiej chronione niż w przypadku tradycyjnych rozwiązań lokalnych. 

Zastosowanie w systemie Mediporta filtra związanego z lokalizacją i wyszukiwanie terminarzy przyjęć lekarza, udzielającego świadczeń w określonej lokalizacji oddziału placówki medycznej

3. Dostępność z dowolnego miejsca

Dzięki rozwiązaniom chmurowym użytkownicy mają dostęp do systemu z dowolnego miejsca na świecie, o ile tylko mają dostęp do Internetu. To sprawia, że praca zdalna staje się wygodna i efektywna. Umożliwia to również szybkie reagowanie w przypadku wystąpienia wyzwań technicznych i konieczności pomocy. 

Stałe aktualizacje: Rozwiązania chmurowe na ogół regularnie aktualizują swoje usługi, co zapewnia użytkownikom dostęp do najnowszych wersji, zwiększa wydajność oraz bezpieczeństwo systemów. 

Wsparcie techniczne: Najlepsi dostawcy systemów chmurowych zapewniają wsparcie techniczne swoim Klientom, które może być szczególnie przydatne dla mniejszych firm lub osób, nie mających wewnętrznego zespołu IT. 

Logowanie przez przeglądarkę internetową do systemu Mediporta

4. Automatyzacja raportów, rozliczeń i statystyk

Automatyzacja raportów i statystyk to proces wykorzystywania narzędzi i technologii do automatycznego generowania, analizowania i prezentowania danych numerycznych oraz informacji statystycznych. Ten proces ma wiele korzyści i zastosowań w różnych dziedzinach, także w przychodniach czy gabinetach lekarskich. Poniżej – kilka z nich.

Oszczędność czasu: Ręczne przygotowywanie raportów, rozliczeń i statystyk może być czasochłonne i wymagać zaangażowania personelu medycznego i administracyjnego. Automatyzacja tego procesu pozwala zaoszczędzić czas, który można przeznaczyć na bardziej istotne zadania i opiekę nad pacjentami. 

Dokładność danych: Automatyczne generowanie raportów i rozliczeń eliminuje ryzyko ludzkich błędów podczas ręcznego wprowadzania danych. To zapewnia większą dokładność i wiarygodność informacji, co ma kluczowe znaczenie w opiece zdrowotnej. 

Szybki dostęp do informacji: Automatyzacja pozwala na szybki dostęp do aktualnych danych i statystyk. To umożliwia szybsze podejmowanie decyzji, reagowanie na zmiany w czasie rzeczywistym i lepsze zarządzanie placówką medyczną. 

Monitorowanie wydajności: Automatyczne raporty i statystyki umożliwiają monitorowanie wydajności placówki medycznej, zarówno na poziomie całej firmy, jak i poszczególnych działów czy lekarzy. To pozwala na identyfikację obszarów wymagających optymalizacji i doskonalenia. 

Współpraca i komunikacja: Automatyzacja raportów i statystyk ułatwia współpracę między różnymi dziedzinami placówki medycznej. Dzięki temu personel medyczny i administracyjny ma dostęp do tych samych, zaktualizowanych danych, co poprawia koordynację pracy i efektywność działań. 

Zgodność z wymogami regulacyjnymi: Placówki medyczne muszą często dostarczać raporty i rozliczenia zgodnie z wymogami regulacyjnymi i przepisami. Automatyzacja tych procesów ułatwia spełnienie tych wymogów i zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami. 

Łatwiejsze planowanie strategiczne: Automatyczne raporty i statystyki dostarczają zarządzającym placówką medyczną niezbędnych danych do podejmowania strategicznych decyzji. To wspiera planowanie budżetu, rozwoju, inwestycji i osiągania celów placówki. 

Różne rodzaje raportów w systemie Mediporta

5. Szybkie reagowanie systemów medycznych na zmiany narzucone przez Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ) i Ministerstwo Zdrowia

Aspekt ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia efektywnego i skutecznego funkcjonowania całego systemu opieki zdrowotnej. Oto kilka powodów, dlaczego szybkie reagowanie jest ważne: 

Zgodność z regulacjami i przepisami: NFZ i Ministerstwo Zdrowia wprowadzają zmiany w systemie opieki zdrowotnej, które często są podyktowane zmieniającymi się przepisami prawnymi i regulacjami. Szybkie reagowanie na te zmiany jest kluczowe, aby placówki medyczne funkcjonowały zgodnie z obowiązującymi przepisami i unikały potencjalnych kar i sankcji. 

Finansowanie i płatności: NFZ odpowiada za finansowanie wielu usług medycznych i świadczeń. Zmiany w systemie płatności, stawki refundacji czy procedury rozliczeniowe mogą znacznie wpłynąć na budżet placówki medycznej. Szybkie reagowanie na te zmiany pozwala na dostosowanie budżetu i zapewnienie płynności finansowej placówki.

Efektywność operacyjna: Wprowadzane zmiany mogą wpływać na organizację i efektywność pracy w placówkach medycznych. Szybkie dostosowanie systemów medycznych do nowych wymagań i procedur pozwala na minimalizację zakłóceń w funkcjonowaniu placówki i utrzymanie wysokiej jakości opieki. 

Jakość opieki zdrowotnej: Zmiany narzucone przez NFZ i Ministerstwo Zdrowia mogą mieć wpływ na jakość świadczonych usług medycznych. Szybkie reagowanie na te zmiany pozwala na dostosowanie procesów medycznych, procedur i protokołów, co przekłada się na lepszą opiekę nad pacjentami. 

Satysfakcja pacjentów: Wdrażanie zmian w systemie opieki zdrowotnej może mieć wpływ na satysfakcję pacjentów. Szybkie dostosowanie systemów medycznych do nowych wymagań może pomóc w zminimalizowaniu ewentualnych problemów i niezadowolenia pacjentów. 

Konkurencyjność i innowacyjność: Placówki medyczne, które szybko reagują na zmiany i adaptują się do nowych wymagań, mają większe szanse na utrzymanie konkurencyjności na rynku. Szybkie wprowadzenie innowacji może również przyspieszyć rozwój i postęp w sektorze opieki zdrowotnej. 

6. Integracja z systemami Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ)

Integracja jest niezwykle istotna dla placówek medycznych w Polsce i odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu płynności i skuteczności procesów administracyjnych oraz w pełnym korzystaniu z możliwości finansowych oferowanych przez NFZ. Integracja z systemami NFZ jest ważna z uwagi na: 

Rozliczenia i płatności: Integracja z systemami NFZ umożliwia placówkom medycznym automatyczne rozliczanie świadczeń medycznych oraz otrzymywanie płatności od NFZ za świadczone usługi. Dzięki temu placówki mogą uniknąć opóźnień w płatnościach i bieżąco kontrolować swoje finanse. 

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami: Integracja zapewnia bezpieczne i zgodne z przepisami przekazywanie danych medycznych i finansowych. To pozwala na uniknięcie naruszeń prawa i zagrożeń związanych z niewłaściwym przetwarzaniem danych pacjentów. 

Weryfikacja uprawnień pacjentów: Integracja umożliwia sprawdzanie uprawnień pacjentów do korzystania z usług medycznych finansowanych przez NFZ. To pozwala na pewność, że pacjenci mają prawo do świadczeń i redukuje ryzyko nieuprawnionych korzystających z usług medycznych. 

Elektroniczna wymiana dokumentów: Integracja z systemami NFZ ułatwia elektroniczną wymianę dokumentów, takich jak wnioski o refundację leków czy zaświadczenia o skierowaniach do specjalistów. To eliminuje potrzebę papierowej dokumentacji i przyspiesza procesy administracyjne. 

Monitoring umów i limitów: Integracja pozwala placówkom medycznym na bieżąco monitorować status umów z NFZ oraz limity finansowania. Dzięki temu placówki mają lepszy wgląd w dostępne środki i mogą lepiej planować swoje działania. 

Pełniejsza analiza danych: Dostęp do danych zgromadzonych w systemach NFZ umożliwia pełniejszą analizę statystyk i wskaźników związanych z prowadzeniem placówki medycznej. To pozwala na identyfikację obszarów wymagających optymalizacji i lepszego dostosowania działalności placówki do potrzeb pacjentów. 

Generowanie pliku kolejek oczekujących w systemie Mediporta

7. Monitorowanie frekwencji pacjentów na wizytach

Dobry system medyczny powinien mieć funkcję monitorowania frekwencji pacjentów na wizytach. Jest  wiele istotnych powodów dla personelu medycznego oraz samej placówki medycznej, dlaczego należy na bieżąco weryfikować udział pacjentów w zaplanowanych wizytach. Monitorowanie frekwencji pacjentów na wizytach ma kluczowe znaczenie dla efektywnego funkcjonowania placówki medycznej, zapewnienia najlepszej obsługi pacjentów oraz optymalizacji zasobów i czasu personelu medycznego.

  1. Optymalizacja zasobów: Monitorowanie frekwencji pozwala placówkom medycznym na lepsze zarządzanie zasobami, w tym lekarzami, pielęgniarkami i innymi pracownikami. Dzięki temu personel może być odpowiednio przydzielany do konkretnych wizyt, minimalizując opóźnienia i zapewniając płynne funkcjonowanie placówki.

  2. Unikanie pustych terminów: Regularne obserwowanie frekwencji pozwala na szybkie reagowanie na sytuacje, gdy pacjenci nie stawiają się na umówione wizyty. W miarę możliwości można wtedy zająć wolne terminy innymi pacjentami, co przyczynia się do skrócenia czasów oczekiwania na wizytę.

  3. Zminimalizowanie opóźnień: Dzięki monitorowaniu frekwencji personel medyczny może dostosować swój grafik do ilości pacjentów oczekujących na wizytę. To pomaga w uniknięciu długich opóźnień i tworzeniu bardziej precyzyjnych harmonogramów.

  4. Zarządzanie listą oczekujących: W przypadku, gdy terminy wizyt są ograniczone, monitoring frekwencji pozwala na tworzenie list oczekujących. Gdy jakiś termin się zwolni, pacjenci z listy oczekującej mogą zostać skontaktowani i umówieni na wcześniejszą wizytę.

  5. Zwiększenie satysfakcji pacjentów: Skrupulatne śledzenie frekwencji pozwala na lepszą organizację i obsługę pacjentów. Krótsze czasy oczekiwania, brak długich opóźnień i bardziej efektywne planowanie wizyt przyczyniają się do zadowolenia pacjentów.

  6. Dokładniejsza analiza wydajności: Monitorowanie frekwencji pozwala placówkom medycznym na śledzenie trendów i wydajności czasu pracy. Może to pomóc w identyfikowaniu okresów zwiększonej aktywności oraz potrzebnych modyfikacji w planach pracy personelu.

  7. Planowanie zasobów medycznych: Przy regularnym monitorowaniu frekwencji można przewidywać okresy większego obłożenia oraz dostosowywać zasoby medyczne, takie jak materiały i leki, do rzeczywistych potrzeb.

  8. Poprawa zarządzania przepływem pacjentów: Analiza frekwencji pozwala na identyfikowanie obszarów, w których może dochodzić do korków lub opóźnień, co pozwala na wprowadzenie zmian w organizacji przepływu pacjentów.

Okno umawiania pacjenta na wizytę w systemie Mediporta – oznaczenie paska frekwencji o obecnościach i absencjach pacjenta

Dobry system medyczny czyli Mediporta 

System Mediporta tworzony jest z zachowaniem dbałości o powyżej wymienione cechy. Jako rozwiązanie chmurowe naszym atutem w dobie technologii cyfrowych jest nieograniczony czasem i miejscem dostęp do danych medycznych. Pomagamy w automatyzacji procesów medycznych czyli ulepszamy zbieranie wywiadu, opisy badań, tworzenie dokumentacji elektronicznej. Wspieramy też prace administracyjne takie jak tworzenie w systemie harmonogramów, fakturowanie czy obsługa dokumentacji. Managerowie placówek medycznych mogą korzystać z funkcji raportów i rozliczeń wynagrodzeń pracowników. Osoby rozliczające kontrakty z NFZ, dzięki modułowi rozliczeń świadczeń refundowanych przez NFZ, mogą przekazywać do oddziałów NFZ wymagane raporty, np. z deklaracji, statystyczne, kolejek oczekujących.

Chętnie opowiemy więcej o systemie Mediporta podczas niezobowiązującej prezentacji.

Wybierz dogodną dla siebie formę kontaktu i umów się na prezentację: