Miniony rok to czas intensywnej pracy naszego zespołu nie tylko z uwagi na wdrażanie zmian wynikających z wprowadzanych przepisów oraz potrzeb naszych klientów i partnerów, ale również z uwagi na dynamicznie zmieniającą się sytuację epidemiczną i konieczność szybkiego reagowania na oczekiwania stawiane przez placówki medyczne. W związku z tym przygotowaliśmy krótkie podsumowanie najważniejszych nowości i zmian, które wdrożyliśmy w systemie Mediporta na przestrzeni 2020 roku, a na koniec przybliżamy ogólne plany naszego zespołu na kolejne miesiące pracy.
Funkcje wspierające walkę z pandemią COVID-19
Jednym z głównych wyzwań, przed jakimi stanął nasz zespół w pierwszych miesiącach 2020 roku, było wparcie placówek medycznych w przeciwdziałaniu COVID-19. W związku z wprowadzanymi obostrzeniami swoje działania skupiliśmy przede wszystkim na jak najszybszym zapewnieniu przychodniom i gabinetom medycznym możliwości bezpiecznego udzielania porad i świadczeń zdrowotnych on-line. W związku z tym wprowadzono m.in.:
- możliwość prowadzenia telewizyt w ramach rejestracji wizyt on-line (LekarzeBezKolejki.pl / OSOZ),
- formularz wstępnej kwalifikacji w kierunku zakażenia SARS-CoV-2,
- informację objęciu pacjenta kwarantanną lub izolacją domową na podstawie danych z systemu eWUŚ,
- zlecanie testów na COVID-19 w ramach integracji z systemem Ewidencji Wjazdów do Polski (EWP).
W 2020 r. klienci Mediporty wystawili 177 zleceń na badania w kierunku SARS-CoV-2 (COVID-19).
Szerzej o funkcjach wspierających walkę z pandemią COVID-19 pisaliśmy w osobnym artykule.
Elektroniczne skierowania
W ramach dostosowania systemu Mediporta do przepisów wchodzących w życie po 8 stycznia 2021 r., związanych z obiegiem skierowań w formie cyfrowej, rozszerzono integrację z systemem P1 o moduły umożliwiające realizację oraz wystawianie e-Skierowań. Moduły umożliwiają m.in.:
- przyjmowanie, rezygnację, odrzucanie i kończenie realizacji e-Skierowań,
- tworzenie umówień i wizyt powiązanych z e-Skierowaniami,
- zgłaszanie braków w dokumentacji e-Skierowań,
- wystawianie e-Skierowań : na poradę specjalistyczną lub objęcie leczeniem stałym, do szpitala, do pracowni diagnostycznej,
- generowanie wydruku informacyjnego e-Skierowania dla pacjenta,
- anulowanie wystawionego e-Skierowania.
W 2020 r. klienci Mediporty wystawili 8873 e-Skierowań i przyjęli do realizacji 2331 e-Skierowań.
Elektroniczne recepty
W obszarze e-Recept wdrożone zostały zmian wynikające przede wszystkim z wprowadzanych przepisów oraz związane z udostępnieniem przez system P1 i Ministerstwo Zdrowia narzędzi usprawniających proces wystawiania recept, w tym m.in.:
- przygotowane przez Ministerstwo Zdrowia narzędzie pomagające określić poziom refundacji leku, za pomocą którego pracownik medyczny może skorzystać ze słownika wskazań i na podstawie wskazania refundacyjnego automatycznie określić poziom refundacji leku,
- możliwość wystawiania bezpłatnych leków dla kobiet w ciąży (uprawnienie „C”),
- możliwość wystawiania bezpłatnych leków senioralnych dla pacjentów powyżej 75. roku życia przez lekarzy specjalistów (uprawnienie „S”),
- przeglądarkę P1 umożliwiającą wyświetlenie historii e-Recept pacjenta bezpośrednio z systemu P1, za pomocą której możliwa jest weryfikacja m.in. ilości i rodzaju przepisywanych leków oraz sprawdzenie, czy np. te same leki senioralne (75+) nie zostały przepisane pacjentowi przez innego lekarza,
- możliwość wystawiania recept refundowanych na leki recepturowe przez pielęgniarki i położne.
W 2020 r. klienci Mediporty wystawili 3252266 e-Recept.
Elektroniczne zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne
Kolejny rozwiązaniem wprowadzonym w systemie Mediporta w 2020 roku, był moduł eZWM usprawniający wymianę informacji pomiędzy podmiotami zaangażowanymi w proces realizacji zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne, tj. pacjentem, świadczeniodawcą, realizatorem zaopatrzenia i Oddziałem NFZ. Moduł umożliwia m.in.:
- wystawianie i wysyłanie elektronicznych zleceń na zaopatrzenie w wyroby medyczne do NFZ,
- walidację poprawności danych na formularzu zlecenia oraz sprawdzenie statusu weryfikacji zlecenia w systemie NFZ,
- weryfikację przyczyn odrzucenia i negatywnej weryfikacji zlecenia w NFZ,
- poprawę nieprawidłowości wskazanych przez NFZ i wysłanie skorygowanego zlecenia w celu ponownej weryfikacji,
- wygenerowanie dokumentu zlecenia pozytywnie zweryfikowanego w NFZ dla pacjenta.
Sprawdź elektroniczne zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne (eZWM)
Dostosowanie systemu do przepisów i wymogów NFZ
Do ważnych rozwiązań, które zostały wprowadzone w 2020 roku, zaliczyć należy również funkcje dostosowujące system do zmian wynikających z Rozporządzenia Ministerstwa Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji oraz Rozporządzenia w sprawie zakresu niezbędnych informacji przetwarzanych przez świadczeniodawców. Zmiany te obejmowały m.in.:
- możliwość wydruku karty opieki fizjoterapeutycznej,
- możliwość wydruku karty przebiegu ciąży,
- aktualizację wydruku historii zdrowia i choroby pacjenta.
Oprócz tego system Mediporta był stale rozwijany w obszarze bieżącej obsługi rozliczeń i dostosowania do wymogów NFZ, m.in. w zakresie:
- uprawnień dodatkowych pacjenta,
- kodów MZ świadczeń,
- słowników procedur ICD-9 i rozpoznań ICD-10,
- typów zgód na indywidualne rozliczanie świadczeń,
- grupera AOS,
- raportu statystycznego,
- raportów kolejek oczekujących itd.
Usprawnienie obsługi zgłoszeń i optymalizacja systemu
Wartym odnotowania usprawnieniem zrealizowanym w ubiegłym roku jest również aktualizacja formularza kontaktowego, w ramach której został on rozbudowany m.in. o wskazówki oraz podpowiedzi dla użytkowników umożliwiające samodzielne rozwiązanie najczęściej pojawiających się wątpliwości związanych z obsługą i konfiguracją systemu. Oprócz tego formularz został rozszerzony o dodatkowe pytania, dzięki którym pomoc techniczna jest w stanie sprawniej przeanalizować i rozwiązać dany problem.
Spośród innych zrealizowanych zadań należy wymieć także optymalizację procesów wykonywanych w systemie, których efektem było znaczne skrócenie czasu takich operacji, jak generowanie harmonogramów pracowników, czy wgrywanie umów NFZ. Innym ważnym elementem, który wpłynął na poprawę działania systemu, było również wprowadzenie mechanizmu archiwizacji audytów.
Pozostałe zrealizowane zadania i zmiany w systemie
- Na podstawie najnowszych zmian wprowadzonych w Kodeksie postępowania dla sektora ochrony zdrowia wydanym zgodnie z art. 40 RODO zaktualizowano formularz szacowania ryzyka, który jest dostępny w ramach modułu dokumentacji RODO.
- Uruchomiono program pilotażowy modułu AP-KOLCE, który umożliwia integrację z aplikacją Kolejki Centralne i synchronizację wpisów do harmonogramów przyjęć NFZ.
W 2020 r. klienci Mediporty wystawili 126963 e-Zwolnień (e-ZLA).
Webinaria dotyczące obsługi i konfiguracji systemu
Oprócz rozwoju systemu, wraz z początkiem 2020 roku nasz zespół rozpoczął również prowadzenie cyklicznych i bezpłatnych webinariów. Cieszyły się one dużym zainteresowaniem i były doskonałą okazją do poszerzenia ogólnej wiedzy o systemie i jego funkcjach. Omówiono na nich m.in. zagadnienia związane z pracą personelu rejestracji, pielęgniarek i położnych, lekarzy specjalistów i lekarzy POZ, administratorów oraz obsługą i konfiguracją systemu:
- rejestracja: obsługa wizyt i umówień w kalendarzu, umawianie pacjentów na cykl zabiegów fizjoterapeutycznych i sesję terapeutyczną,
- pielęgniarki i położne: dodawanie kartotek, uprawnień i deklaracji POZ pacjentów,
- lekarze: wystawianie recept, zaświadczeń i skierowań, uzupełnianie danych medycznych (wywiad, bilans zdrowia, ankiety POZ),
- administrator: zarządzanie strukturą placówki i rolami, przydzielanie uprawnień, tworzenie harmonogramów przyjęć,
- konfiguracja systemu: integracja z systemem P1 (e-Recepta, e-Skierowanie, ustawienia świadczeniodawcy, komórek i kont pracowników,
- rejestracja wizyt on-line: umawianie wizyt on-line w serwisie LekarzeBezKolejki.pl oraz w aplikacji VisiMed, prowadzenie telewizyt,
- obsługa usług prywatnych: zarządzanie cennikami, wystawianie paragonów i faktur, rozliczanie usług prywatnych.
Oprócz tego przygotowano również webinaria poruszające zagadnienia związane z:
- udostępnianiem dokumentacji medycznej: sposoby udostępniania, podmioty i osoby upoważnione, udostępnianie dokumentacji po śmierci pacjenta, upoważnienia do odbioru recept,
- RODO i obowiązkami administratora w placówkach medycznych oraz prowadzeniem dokumentacji RODO w systemie Mediporta.
Plany na 2021 rok
Na koniec podsumowania krótko prezentujemy plany na kolejne miesiące, związane z rozwojem systemu Mediporta. Działania naszego zespołu będą obejmowały m.in.:
- rozwój modułu eZWM o funkcje umożliwiające wystawianie zleceń na zaopatrzenie w soczewki okularowe oraz anulowanie zleceń,
- rozwój modułu wystawiania e-Skierowań, np. w zakresie wysyłania SMS-ów z kodami dostępowymi z poziomu systemu Mediporta, wprowadzenie formularza e-Skierowania na szczepienie przeciw COVID-19,
- zakończenie programu pilotażowego modułu AP-KOLCE i wprowadzenie niezbędnych usprawnień,
- przygotowanie mechanizmu wspierającego wykonywanie obowiązku raportowania zdarzeń medycznych, indeksowania elektronicznej dokumentacji medycznej oraz umożliwienie wymiany elektronicznej dokumentacji medycznej za pośrednictwem Systemu e-Zdrowie (P1),
- dalszą optymalizację systemu.
