Przetwarzanie przesłanych do Spółki Mediporta danych osobowych odbywa się na podstawie umowy na świadczenie usług i zapisów o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, która została zawarta pomiędzy administratorem danych (placówką medyczną), a podmiotem przetwarzającym dane (Spółką Mediporta). Cel przetwarzania danych jest zgodny z celem wskazanym w umowie i obejmuje m.in. przetwarzanie danych na potrzeby wdrożenia systemu oraz bieżącej obsługi serwisowej.

Czym są szczególne kategorie danych, a czym dane osobowe „zwykłe”?

Dane szczególnej kategorii, nazywane potocznie danymi „wrażliwymi” są danymi ujawniającymi: 

Z kolei dane osobowe „zwykłe”, to informacje, które umożliwiają identyfikację danej osoby. Za osobę zidentyfikowaną uważa się taką, której tożsamość jest możliwa do jednoznacznego określenia na podstawie posiadanych danych. Daną osobową jest np.:

 Kto może przesyłać dane „wrażliwe” do Spółki Mediporta?

Dane „wrażliwe” do Spółki Mediporta może przesyłać jedynie osoba, która została do tego upoważniona przez administratora danych (placówkę medyczną).

W jaki sposób nie należy przesyłać danych „wrażliwych” oraz danych osobowych „zwykłych”?

Danych „wrażliwych” nie należy przesyłać do Spółki Mediporta:

Z uwagi na jednoznaczny przepis prawa (art. 5 ust. 1 pkt c RODO – dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w którym są przetwarzane) oraz dobre praktyki związane z przetwarzaniem i przesyłaniem danych osobowych drogą elektroniczną obligatoryjne jest stosowanie zasady minimalizacji danych. W praktyce oznacza to, że np. w zgłoszeniach przesyłanych do Centrum Wsparcia Mediporty w ramach bieżącej obsługi serwisowej systemu, nie należy przekazywać danych osobowych pacjenta (np. imienia, nazwiska, numeru PESEL), a jedynie ID kartoteki (identyfikator systemowy przypisany do kartoteki) lub datę i godzinę wizyty wraz z nazwiskiem lekarza lub inicjałami pacjenta.

W jaki sposób należy przesyłać dane „wrażliwe”?

W celu zachowania najwyższych standardów bezpieczeństwa i ochrony przetwarzanych danych na potrzeby wdrożenia oraz bieżącej obsługi serwisowej systemu przesyłając dane wrażliwe i/lub dane osobowe zwykłe do Spółki Mediporta należy postępować zgodnie z poniższymi procedurami. Ważne: przesłanie danych w sposób niezgodny z procedurami będzie skutkowało każdorazowym odnotowaniem incydentu związanego z naruszeniem zasad przetwarzania danych i w konsekwencji usunięciem zgłoszenia oraz pouczeniem, że dane zostały przesłane w sposób nieodpowiedni.

⇒ Jak przesyłać dane w ramach bieżącej obsługi serwisowej systemu?

W celu przesłania do Centrum Wsparcia Mediporty zgłoszenia w ramach bieżącej obsługi serwisowej systemu związanego np. z:

należy stosować zasadę minimalizacji danych i nie przekazywać w zgłoszeniach danych osobowych pacjenta.

https://nazwa_instancji.twojnzoz.pl/Main/Pacjent/Edit/7?...
https://nazwa_instancji.twojnzoz.pl/Main/Pacjent/Edit/12?...
https://nazwa_instancji.twojnzoz.pl/Main/Pacjent/Edit/1067?...
https://nazwa_instancji.twojnzoz.pl/Main/Pacjent/Edit/114069?...

ID (identyfikator) kartoteki pacjenta w systemie Mediporta 

ID (identyfikator) kartoteki pacjenta w systemie Mediporta

Odczytany ID należy uzupełnić w opisie zgłoszenia – dzięki temu specjalista ds. wsparcia klientów będzie mógł w łatwy sposób odszukać kartotekę pacjenta w systemie oraz przeanalizować przyczynę problemu i go rozwiązać.

ID kartoteki pacjenta w opisie zgłoszenia

ID (identyfikator) kartoteki w opisie zgłoszenia

 

Data, godzina wizyty i nazwisko lekarza oraz imię i nazwisko pacjenta

Data, godzina wizyty i nazwisko lekarza oraz imię i nazwisko pacjenta

Odczytane informacje należy uzupełnić w opisie zgłoszenia – dzięki temu specjalista ds. wsparcia klientów będzie mógł w łatwy sposób odszukać wizytę w systemie oraz przeanalizować przyczynę problemu i go rozwiązać.

Data i godzina wizyty oraz nazwisko lekarza w opisie zgłoszenia

Data i godzina wizyty oraz nazwisko lekarza w opisie zgłoszenia

Data i godzina wizyty oraz inicjały pacjenta w opisie zgłoszenia

Data i godzina wizyty oraz inicjały pacjenta w opisie zgłoszenia

» Ważne! Jeśli w celu wskazania nieprawidłowości zgłoszenie wymaga przesłania danych “wrażliwych” i/lub danych osobowych “zwykłych” (np. załącznika zawierającego ten typ danych), wówczas należy skorzystać z poniższej procedury przesyłania danych z wykorzystaniem bezpiecznego linku.

 

⇒ Jak przesyłać dane osobowe za pomocą bezpiecznego linku?

Jeśli zgłoszenie wymagana dołączenia np. pliku załącznika zawierającego dane „wrażliwe” i/lub dane osobowe związane np. z:

należy skorzystać z procedury przesyłania danych przez bezpieczny link. Poniższą procedurę należy stosować również w przypadku przesyłania do Spółki Mediporta danych importowych np. na potrzeby wdrożenia systemu.

Aby za pomocą bezpiecznego linku przesłać dane „wrażliwe” do Spółki Mediporta:

1. W pierwszej kolejności należy skontaktować się z Centrum Wsparcia Mediporty, dzwoniąc pod numer telefonu 61 41 51 810 lub przesyłając zgłoszenie, z prośbą o udostępnienie linku umożliwiającego bezpieczne przesyłanie danych na adres pomoc@mediporta.pl.

2. Wówczas wygenerowany zostanie bezpieczny link, który m.in.:

3. Wygenerowany link zostanie przesłany na adres mailowy użytkownika (osoby zgłaszającej), a hasło do linku zostanie przesłane użytkownikowi w wiadomości SMS lub przekazane telefonicznie.

4. W celu przesłania szczególnej kategorii danych (np. danych wrażliwych) użytkownik powinien otworzyć link i zalogować się do usługi, a następnie wgrać zabezpieczoną hasłem paczkę z danymi (dane należy spakować, np. do formatu ZIP oraz zabezpieczyć hasłem, które należy telefonicznie przekazać do Centrum Wsparcia Mediporty).

5. Po pobraniu przesłanych danych przez osobę obsługującą zgłoszenie po stronie Spółki Mediporta plik lub pliki z danymi zostaną usunięte z serwera, a po zakończeniu obsługi zgłoszenia, dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów dyskowych Spółki Mediporta.

W razie wątpliwości prosimy o kontakt z Centrum Wsparcia Mediporty