Rzeczywiste koszty informatyzacji

Czy informatyzacja to tylko zakup programu?

Ile tak naprawdę kosztuje wprowadzenie oprogramowania do zarządzania placówką medyczną? Odpowiedź na to pytanie zależy od wielu czynników, spośród których zakup aplikacji jest tylko jednym, w dodatku rzadko największym. Najważniejsze z tych czynników wskażemy w dzisiejszym artykule, zwracając szczególną uwagę na te, o których wybierający oprogramowanie często zapominają. Omówione zostaną następujące obszary:

• koszty infrastruktury serwerowej,
• koszty stacji roboczych,
• koszty wdrożenia,
• koszty licencyjne,
• koszty utrzymania systemu.

W artykule nie zabraknie także praktycznych rad, które pomogą znaleźć znaczące, a przy tym rozsądne oszczędności w poszczególnych elementach.

Ucieczka od kosztów dzięki chmurze

Na rynku dostępnych jest wiele systemów dla placówek medycznych, różniących się funkcjonalnością, ceną i modelem działania. Najbardziej korzystne ekonomicznie są te oparte o tzw. chmurę obliczeniową. Umożliwiają one korzystanie z dobrodziejstw aplikacji bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania na własnym komputerze, a także bez inwestowania we własną infrastrukturę serwerową. Wybierając rozwiązania oparte o chmurę otrzymujemy pewność, bezpieczeństwo oraz spokój, dzięki czemu możliwe jest pełne poświęcenie się podstawowej działalności, a nie kwestiom informatycznych – drugorzędnym w medycynie.

Kwestię zastosowania chmury przedstawiliśmy w artykule Chmura obliczeniowa w placówce medycznej:

Poprzez dostarczanie wielu odbiorcom bardzo zbliżonego zestawu usług, możliwa jest daleko idąca optymalizacja kosztów na poziomie usługodawcy, na czym mogą dużo zyskać również placówki medyczne.

W przypadku rozwiązania firmy Mediporta wszystkie z wymienionych środków bezpieczeństwa są bezpłatne – w pełni wliczone w opłatę licencyjną za oprogramowanie. Dotyczy to również bieżącego wsparcia użytkowników w codziennym korzystaniu z oprogramowania.

System Mediporta został zbudowany od podstaw z myślą o działaniu z wykorzystaniem chmury obliczeniowej, dlatego warto rozważyć jego zakup w pierwszej kolejności. Oprócz wymienionych wcześniej zalet, skorzystanie z oferty firmy Mediporta to ogromne oszczędności, zarówno w fazie wdrożenia elektronicznej dokumentacji medycznej jak i późniejszego utrzymania systemów informatycznych. Na czym polegają obiecane oszczędności wyjaśniamy w dalszej części artykułu.

Koszty infrastruktury serwerowej

Decydując się na konkretne oprogramowanie medyczne łatwo wpaść w pułapkę ukrytych kosztów. Elementami, o których często zapomina się, są m.in.: zakup serwerów i zasilaczy awaryjnych, adaptacja pomieszczeń przeznaczonych na serwery, koszt instalacji i konfiguracji oprogramowania systemowego oraz medycznego, a także przygotowania wirtualnej sieci prywatnej w przypadku udzielania świadczeń w wielu lokalizacjach.

Koszty przygotowania wymienionych wyżej elementów są zależne od wielkości placówki, dlatego niemożliwe jest podanie jednoznacznej kwoty. Aby zobrazować skalę wydatków przyjmiemy na potrzebę szacunków, że wyposażenia wymaga niewielka przychodnia, w której znajduje się kilka gabinetów i centralne stanowisko rejestracji. W tym przypadku, jeśli konieczne okaże się przygotowanie wszystkich elementów infrastruktury technicznej, sumaryczny koszt może wynieść nawet ok. 15 tys. zł. Poniższa tabela przedstawia przybliżoną strukturę wydatków. Co istotne, w przypadku wyboru platformy Mediporta nie ma konieczności ponoszenia żadnego z tych kosztów.

Czy koszty infrastruktury mogą niższe?

To pytanie z pewnością zadają sobie lekarze prowadzący indywidualne praktyki oraz właściciele najmniejszych przychodni. Z ich punktu widzenia wszelkie wydatki na infrastrukturę techniczną wydają się zbędne, ponieważ teoretycznie posiadają możliwość zarządzania całością danych osobowych i medycznych z poziomu pojedynczego komputera, np. własnego laptopa.

W praktyce skorzystanie z takiego rozwiązania również będzie wiązało się z koniecznością poniesienia kosztów, związanymi m.in. z następującymi czynnościami:

• instalacją i konfiguracją oprogramowania medycznego,
• dostosowaniem konfiguracji komputera do wymogów Ustawy oochronie danych osobowych.

O wiele ważniejszą kwestią jest w tym przypadku jednak bezpieczeństwo. Nawet jeśli zadbamy o odpowiednie przygotowanie komputera, nie uwolnimy się od zagrożeń związanych ze zdarzeniami losowymi, takimi jak:

• kradzież komputera, szczególnie w przypadku urządzenia przenośnego,
• awarie podzespołów, w tym pojedynczego dysku twardego ze wszystkimi danymi.

Zapewnienie bezpieczeństwa adekwatnego do powagi danych medycznych, na laptopie lub komputerze stacjonarnym, graniczy niestety z niemożliwością. W związku z tym, jedynym rozwiązaniem, które z czystym sumieniem można polecić najmniejszym placówkom jest chmura obliczeniowa.

Koszty stacji roboczych

Elementem informatyzacji, o którym z pewnością nie zapomni żadna osoba planująca przejście placówki medycznej na elekroniczną dokumentację, jest zakup komputerów i drukarek do gabinetów.

Koszt wyposażenia może znacząco różnić się w zależności od przyjętych założeń. Osiągalne w praktyce są zarówno wartości już od kilkuset złotych za gabinet aż do kilku tysięcy złotych za gabinet.

Pomocne w opracowaniu założeń będą poniższe pytania:

1. Czy potrzebujemy wydajnego sprzętu dla instalowanego lokalnie programu, czy wystarczą komputery o mniejszej mocy, odpowiednie do pracy z lekkim programem działającym poprzez przeglądarkę internetową, w chmurze obliczeniowej?
2. Czy zaufamy producentowi sprzętu o mniejszej renomie, zyskując na cenie? Jeśli korzystamy z instalowanego lokalnie programu, ewentualna awaria komputera przysporzy wielu kłopotów, ale nie stanie się tak, jeśli korzystamy z chmury – komputery są wtedy w pełni wymienne.
3. Czy wymagamy fabrycznie nowego sprzętu czy dopuszczamy zakup używanych urządzeń? Warto rozważyć zakup markowych komputerów poleasingowych, pochodzących od dużych firm wymieniających masowo komputery na nowsze
4. Czy dopuszczamy instalację centralnej drukarki obsługującej kilka gabinetów? Takie rozwiązanie daje możliwość inwestycji w droższy sprzęt, drukujący szybciej i taniej, a także standardowo wyposażony w wiele podajników na różnej wielkości papier.

Koszty wdrożenia

Ważnym czynnikiem, znacząco wpływającym na całkowity koszt informatyzacji, a który ujawnić może się dopiero na etapie zaawansowanych rozmów z dostawcą jest koszt wdrożenia, czyli koszt usług polegających na instalacji i konfiguracji oprogramowania medycznego oraz przeszkolenia personelu. Wartość tej usługi stanowi często znaczącą część kosztów licencyjnych za system, o czym zazwyczaj nie mówi się otwarcie w materiałach reklamowych. Każdy z producentów stosuje inny cennik, dlatego trudno uogólnić tę kwestię i przedstawić typowy koszt wdrożenia. Orientacyjna skala tego wydatku może być następująca:

• kilkaset złotych – w przypadku indywidualnej praktyki,
• od kilku do kilkunastu tysięcy złotych – dla małej i średniej przychodni,
• od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych – w przypadku dużych placówek.

Warto jednak zaznaczyć, że w przypadku systemu Mediporta podstawowe wdrożenie odbywa się bezpłatnie i obejmuje następujące, najważniejsze czynności:

• odwzorowanie struktury organizacyjnej placówki,
• utworzenie kont użytkowników dla pracowników,
• konfigurację schematu uprawnień i dostępu do danych,
• import danych osobowych z poprzedniego programu,
• import gotowych formularzy dokumentacji medycznej oraz wzorów druków, takich jak skierowania, zlecenia, zaświadczenia, wyniki itp.

Koszty licencyjne

Potocznie stosowane pojęcie kupna programu odnosi się tak naprawdę do zakupu licencji na użytkowanie programu. Analizując koszt zakupu licencji należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

Czy cena podana przez producenta zawiera wszystkie niezbędne moduły, których obecności spodziewamy się w programie?

Analizując dostępne na rynku oferty, łatwo spotkać się z takim skonstruowaniem cenników przez producentów, że podstawowa wersja programu dostępna jest już za 250 zł, ale doliczyć do niej trzeba wiele dodatkowych modułów, bez których trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie elektronicznej dokumentacji medycznych, np.:

Rzeczywisty koszt licencji może okazać się zatem znacznie przekraczać reklamowaną kwotę. W przypadku przedstawionego przykładu, opartego na faktach, realny koszt jest prawie 8-krotnie wyższy.

Dla porównania, firma Mediporta, konstruując swoją ofertę, kieruje się naczelną zasadą przejrzystości, dzięki czemu bardzo łatwo zorientować się w wymaganych modułach systemu, opisanymi na stronie Funkcje. Poszczególne moduły zostały wydzielone w taki sposób, aby składana z nich funkcjonalność była dopasowana do scenariuszy wykorzystywania systemu, a nie zależała od technicznych szczegółów budowy systemu.

Jaki jest minimalny okres zakupu licencji? Czy istnieje możliwość rozliczeń comiesięcznych?

Osoby decydujące się na zakup oprogramowania do placówki medycznej bardzo często słusznie obawiają się konieczności jednorazowego poniesienia wysokiego wydatku. Kolejnym elementem, który dokłada się znacząco do jego wysokości jest koszt licencji, zazwyczaj oferowanej jedynie w opcji rocznej.

Na tle tradycyjnych rozwiązań wyróżniają się pod tym względem wszelkie systemy oparte o chmurę obliczeniową, oferujące standardowo możliwość opłacania usług w ramach comiesięcznego abonamentu. Oprócz miesięcznych rozliczeń, Mediporta dodatkowo oferuje klientom miesięczny okres wypowiedzenia umowy, stawiając na lojalność wynikającą z satysfakcji z wysokiego poziomu usług świadczonych przez firmę. Natomiast w przypadku opłacenia abonamentu za dłuższy okres z góry, oferowane są atrakcyjne rabaty, w wariantach 3-, 6-, 12- i 24-miesięcznych.

Jaki jest model licencjonowania? Czy rozliczane są stanowiska komputerowe, użytkownicy czy też obowiązuje inny system?

Oprogramowanie instalowane lokalnie praktycznie zawsze licencjonowane jest per stanowisko. Oznacza to, że konieczny jest zakup licencji na każdy komputer, na którym wykorzystywany będzie system. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość zamiennego korzystania z aplikacji przez wielu użytkowników w ramach jednej licencji, wadą natomiast znaczny wzrost kosztów w przypadku braku współdzielenia stanowisk oraz wykorzystywania wielu urządzeń przez jednego użytkownika. W praktyce okazuje się to szczególnie dotkliwe dla placówek zatrudniających pracowników mobilnych, takich jak pielęgniarki środowiskowe lub lekarze udzielający porad domowych. Stanowiskowy model licencjonowania ogranicza również możliwość korzystania z systemu przez zarządców oraz osoby odpowiedzialne za rozliczenia z NFZ, którzy wymagają dostępu do bieżących danych również spoza siedziby podmiotu leczniczego.

Oprogramowanie chmurowe zazwyczaj licencjonowane jest per konto użytkownika. Dzięki temu każdy z pracowników zyskuje możliwość dostępu do danych z dowolnego urządzenia. Tracić będą jednak na tym placówki zatrudniające wielu specjalistów w niewielkim wymiarze godzinowym.

Oferta Mediporta łączy wymienione wyżej korzyści, rozliczając w abonamencie rzeczywisty wymiar czasu pracy, a nie stanowiska ani użytkowników. Związane z tym oszczędności łatwo sobie wyobrazić, nie tylko w kontekście zarówno dostępu mobilnego i zatrudniania specjalistów, ale również sezonów urlopowych, występujących w każdej placówce.

Koszty utrzymania systemu

Przy planowaniu informatyzacji placówki medycznej bardzo ważne jest rozważenie wskaźnika TCO(ang. total cost of ownership), czyli całkowitego kosztu pozyskania, zainstalowania, użytkowania i utrzymywania systemu komputerowego w trakcie cyklu jego życia. Elementami, o których często zapomina się podczas wyboru oprogramowania, są koszty bieżącej obsługi informatycznej oraz wsparcia użytkownika. Typowo wynoszą one przynajmniej 100 zł za godzinę pracy informatyka, co już dla jednoosobowego gabinetu w skali roku może oznaczać dodatkowe koszty w wysokości aż 8400 zł.

Skorzystanie z usług firmy Mediporta oznacza oszczędność w tym obszarze na poziomie co najmniej 85%. Zestawienie i porównanie typowych kosztów operacyjnych zawiera poniższa tabela.

Wsparcie techniczne

Powyższe wyliczenia sporządzone zostały przy założeniu prawidłowego działania systemu informatycznego. Co zrobić jednak w przypadku problemów?

Jeśli nastąpiła niepożądana awaria, lokalnie zainstalowane oprogramowanie zmusi nas do wezwania fachowej pomocy na miejsce, ewentualnie skorzystania z niezbyt bezpiecznych narzędzi do przejmowania zdalnej kontroli nad komputerem. Bez względu na sposób udzielenia pomocy, taka interwencja kosztować będzie przynajmniej 100 zł/h pracy informatyka. W lepszej sytuacji znajdziemy się korzystając z rozwiązania chmurowego – w tym przypadku awaria będzie o wiele mniej prawdopodobna, a jeśli już wystąpi, to możemy być pewni, że dostawca rozwiąże wszelkie problemy we własnym zakresie.

Jeśli natomiast trudności dotyczą samego użytkowania programu, musimy zdać się na pomoc techniczną producenta. Może, ale nie musi, być ona wliczona w koszt licencji. Warto zwrócić uwagę na ten element analizując ofertę na oprogramowanie, nie tylko pod względem kosztu, ale także godzin dostępności pomocy oraz gwarantowanego czasu reakcji i rozwiązania problemu.

Mediporta oferuje w tym zakresie bardzo korzystne rozwiązania:

• podstawową pomoc techniczną, dostępną w godzinach biurowych bezpłatnie w ramach abonamentu,
• rozszerzoną pomoc techniczną, dostępną w godzinach od 7 do 22, już od 99 zł/m-c.

Pieniądze to nie wszystko

Same oszczędności to oczywiście nie wyczerpują tematu wyboru systemu medycznego, dlatego zachęcamy do zapoznania się z funkcjami i udogodnienia oferowanymi przez oprogramowanie Mediporta wszystkim grupom użytkowników: lekarzom, pracownikom rejestracji oraz zarządcom i właścicielom – Funkcje oprogramowanie Mediporta.

Nowe artykuły w ramach poradnika

Zachęcamy do zapoznania się z nowym cyklem artykułów pt. Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie w chmurze, będącym poradnikiem odnoście wyboru oprogramowania pod kątem obszarów innych niż koszty:

• Część 1: Przechowywanie danych,
• Część 2: Bezpieczeństwo i dostępność,
• Część 3: Zawarcie umowy,
• Część 4: Dostosowanie systemu.