W maju 2014 roku miało miejsce wdrożenie oprogramowania Mediporta – kompleksowego systemu do zarządzania placówkami medycznymi, działającego w tzw. chmurze obliczeniowej – w Fundacji Droga – organizacji non profit zajmującej się ochroną zdrowia psychicznego, specjalizującej się profilaktyce i terapii uzależnień. W artykule prezentujemy doświadczenia kierownictwa placówki z wdrożenia i użytkowania systemu Mediporta.

Poniższy wywiad ukazał się na łamach Programów Komputerowych dla Medycyny (3(5)/2014). Wcześniej w czasopiśmie ukazały się artykuły: Chmura obliczeniowa – nadzieja małych i średnich placówek medycznych (1(3)/2013) oraz Zdalne zarządzanie i rozliczenia oraz zadowolenie lekarzy i bezpieczeństwo – dzięki chmurze Mediporta (2(4)/2013). Rozszerzona wersja tych materiałów dostępna jest na blogu w następujących postach:

Marcin Dębicki, Dyrektor Działu Sprzedaży, Mediporta: Dlaczego zdecydowano się na wdrożenie/zmianę oprogramowania? Z jakimi problemami informatycznymi spotykali się wcześniej pracownicy?

Zbigniew Rusek, Dyrektor Strategii i Komunikacji, Fundacja Droga: Poszukiwaliśmy systemu Elektronicznej Dokumentacji Medycznej. Inspiracją był oczywiście ustawowy termin wdrożenia takiej formy dokumentacji w polskiej ochronie zdrowia. Ale to nie był jedyny powód. Równie istotnym czynnikiem było dążenie do wprowadzenia i korzystania z efektywnej, nowoczesnej formy prowadzenia dokumentacji medycznej – pozbawionej nadmiaru papierów.

Początkowo byliśmy zdecydowani na wdrożenie samego modułu EDM, bez powiązania go z systemem rozliczeń świadczeń z NFZ. Ponieważ nie mieliśmy wcześniej istotnych problemów z oprogramowaniem mMedica, nie chcieliśmy łączyć obu tych systemów, ani porzucać sprawdzonego już rozwiązania.

Można zatem powiedzieć, że oprogramowanie wprowadziliśmy w pełni z własnej woli, dążąc do usprawnienia działania naszej placówki, bez przymusu ze strony prawa czy problemów z innym systemem.

MD: Czy rozważano inne rozwiązania? Co zadecydowało o wyborze oprogramowania Mediporta?

ZR: Od początku poszukiwaliśmy aplikacji EDM działającej w chmurze, choć nie mieliśmy żadnych informacji czy taka aplikacja w ogóle istnieje. Fundacja używa własnego autorskiego systemu zarządzania dokumentami, działającego w chmurze, więc wiedzieliśmy czego oczekujemy od systemu EDM.

Założyliśmy, że system musi spełniać następujące warunki:

Do oprogramowania Mediporta dotarliśmy poprzez szereg innych firm, które nie były w stanie dostarczyć nam tego czego chcemy. W odróżnieniu od nich, system Mediporta zdecydowanie spełnia nasze wymagania i – co ważne – jest rozwojowy.

MD: Jak przebiegało wdrożenie? Jakie elementy oprogramowania zostały wykorzystane? Jakie dodatkowe funkcje opracowano specjalnie dla placówki?

ZR: Wdrożenie przebiegło bezproblemowo. Początkowo chcieliśmy wdrożyć tylko EDM, ale ostatecznie, po zapoznaniu się z wersją demonstracyjną systemu Mediporta i jego możliwościami, podjęliśmy decyzję o wdrożeniu całego systemu – również w części związanej z rozliczeniami z NFZ. Początkowe obawy, że mogą wystąpić jakieś nieprzewidziane problemy, zupełnie nie sprawdziły się.

Co istotne, podczas wdrożenia wykorzystana została baza danych, którą nasz ośrodek zgromadził w programie mMedica przez 9 lat działania. Najważniejsze dane zaimportowano do systemu Mediporta, dzięki czemu zachowaliśmy pełną ciągłość działania.

System Mediporta nie był wcześniej wdrażany w ośrodku psychiatrycznym, w związku z czym konieczne było wykonanie w systemie pewnych modyfikacji. Postulowane przez nas zmiany dotyczyły niektórych funkcji kalendarza, formularzy dokumentacji medycznej, rozliczania świadczeń grupowych i oddziału dziennego. Warto jednak było zaufać firmie w tym zakresie, ponieważ wszystkie niezbędne modyfikacje zostały wprowadzone bardzo sprawnie.

W efekcie udało nam się płynnie przejść z programu mMedica do systemu Mediporta w ciągu zaledwie jednego miesiąca. Biorąc pod uwagę to, co słyszy się na przeróżnych konferencjach dotyczących EDM, to bardzo dobry wynik.

MD: Jak wyglądała współpraca z firmą Mediporta – kompetencje, prędkość i jakość obsługi?

ZR: Współpraca z firmą Mediporta cały czas układa się bardzo dobrze. Pracownicy są bardzo kompetentni. Prędkość i jakość – na wysokim poziomie.

W systemie Mediporta nie istnieje problem kosztownych i dezorganizujących pracę wizyt serwisantów oprogramowania. Nie ma kłopotów z instalowaniem aktualizacji oprogramowania ani naprawiania systemu za pomocą programów szpiegujących. Wszystko odbywa się na serwerach, w ramach naszej indywidualnej instalacji systemu.

MD: W jaki sposób wdrożenie oprogramowania usprawniło codzienną i comiesięczną pracę? Jak zmieniła się lub nie zmieniła organizacja pracy?

ZR: Największe zmiany w organizacji pracy dotyczyły rejestracji pacjentów. Kalendarz w systemie jest bardzo czytelny i prosty w obsłudze. Wyświetla się w nim podsumowanie całego tygodnia, liczba wolnych miejsc oraz zajętych terminów, a także widok szczegółowy dzienny z podziałem na pracowników i poszczególne komórki. Całość informacji o pacjencie dostępna w przejrzystej formie na jednej stronie. Jest to bardzo pomocne w pracy rejestracji. Ciekawym i bardzo przydatnym rozwiązaniem są ikony obrazujące kategorię wizyty, a także informacja o frekwencji pacjenta. Łatwo odnaleźć również informacje o błędach i ostrzeżeniach, generowanych przez system automatycznie dla wielu rodzajów niespójności w danych. Przydatną w praktyce funkcją jest również możliwość założenia nowej kartoteki bezpośrednio podczas umawiania pacjenta.

Wdrożenie systemu Mediporta bardzo usprawniło również comiesięczne rozliczenia. Obecnie każdy pracownik wprowadza na bieżąco swoje wizyty i porady. W poprzednim oprogramowaniu korzystaliśmy z kuponów potwierdzających wizytę pacjenta, które na koniec miesiąca trzeba było masowo wprowadzić do systemu, aby rozliczyć dany okres. Było to bardzo obciążające i czasochłonne. Aktualnie rozliczenie zajmuje bardzo mało czasu.

MD: Jak wypowiada się o oprogramowaniu personel placówki: lekarze, pielęgniarki, pracownicy rejestracji i administracji?

ZR: Ogólnie system Mediporta został zaakceptowany przez wszystkich pracowników. Nie spotkaliśmy się z jakimikolwiek przejawami lęku przed zmianą ze strony pracowników. Raczej ciekawością. To jest zasługa przejrzystego i intuicyjnego interfejsu. Jeśli były jakieś uwagi, to w ciągu kilku kolejnych dni były uwzględniane przez firmę. Takie uwagi dotyczyły np. wyglądu formularza historii choroby czy przebiegu sesji terapeutycznej. Obecnie, po kilku miesiącach użytkowania systemu, pracownicy wypowiadają się o nim wyłącznie pozytywnie:

Lidia Zdanowska – psycholog, psychoterapeuta – Prezes Fundacji DROGA:

Program jest bardzo praktyczny, dopasowany do realnych potrzeb terapeutów. Łatwo w nim rozliczać świadczenia, łatwy jest dostęp do już zapisanych danych. Dobra jest też możliwość modyfikacji ustawień programu. W kalendarzu szybko można znaleźć wolne terminy. System daje przejrzysty obraz zrealizowanych świadczeń i jest zindywidualizowany. Najważniejsza jednak cecha to dostępność z każdego miejsca, gdzie jest Internet. Kiedy jestem na konferencji w innym mieście mam dostęp do programu z iPada i mogę przeglądać dokumentację.

Specjalista psychiatra pracujący w PZP Ośrodka DROGA:

Usługa, jaką oferuje Mediporta znacznie ułatwia pracę lekarza, program jest czytelny i prosty w obsłudze. Korzystanie z szablonów i podpowiedzi skraca czas konieczny do wprowadzania danych, który następnie można poświęcić na dłuższą rozmowę z pacjentem. Ale naprawdę dużym atutem jest dostęp do portalu z dowolnego miejsca: można modyfikować dane i sprawdzać kalendarz wtedy gdy tylko jest taka potrzeba, nawet gdy dzwoni pacjent można mieć dostęp do jego kartoteki praktycznie w każdym miejscu i o każdym czasie. Serdecznie polecam.

Ewa Mularska – Kierownik Biura Fundacji – zajmuje się rozliczaniem świadczeń z NFZ:

System Mediporta jest czytelny i bardzo prosty w obsłudze, a dodatkowym plusem jest to, że znajduje się w chmurze. Dzięki temu możliwa jest praca nad rozliczeniami poza godzinami największego obciążenia systemów NFZ. Podczas wdrożenia pracownicy firmy pomagali nam rozliczać świadczenia. Na każda naszą prośbę dokonywali niezbędnych modyfikacji systemu. Pracownicy Mediporta są bardzo mili i uprzejmi, co ułatwia naszą współpracę.

System Mediporta został świadomie przez nas wybrany w wyniku prawie rocznych poszukiwań na rynku. Wybór był trafny, spełnił nasze wszystkie oczekiwania. Teraz nie mamy problemów z utrzymaniem serwera, robieniem kopii zapasowych, instalowaniem piątej w danym miesiącu aktualizacji programu, bez której nie jest możliwe rozliczenie z NFZ. Rozwiązanie jest wygodne i eleganckie. W programie bardzo wygodnie pracuje się na urządzeniach mobilnych. Korzystając z iPada można bez problemu przeglądać i wprowadzać dane.

MD: Czy wdrożenie zostało w jakikolwiek sposób zauważone przez pacjentów? Co zmieniło się z ich punktu widzenia?

ZR: Wdrożenie systemu Mediporta stało się widoczne głównie w gabinetach lekarzy psychiatrów. W gabinetach pojawił się laptop i drukarka, na której drukowane są czytelne recepty.

Ogólnie cyfrowa dokumentacja jest bardziej czytelna. Znika odwieczny problem z charakterem pisma lekarzy. Zarówno na receptach jak i w dokumentacji.

MD: Czy przewidywane jest wdrażanie dalszych elementów systemu? Jakich? Kiedy?

ZR: System w obecnym kształcie spełnia wszystkie nasze potrzeby. Możemy już w pełni skupić się na naszej głównej działalności – leczeniu pacjentów.

FUNDACJA NA RZECZ EDUKACJI, PROFILAKTYKI I PSYCHOTERAPII* DROGA *jest organizacją pozarządową – non profit (NGO), działającą od 2005 roku. Przez 9 lat funkcjonowania pomogła ok. 3 tys. pacjentów, przeprowadzając ok. 6 tys. sesji terapeutycznych rocznie.

Celem statutowym Fundacji jest ochrona zdrowia psychicznego, a w szczególności profilaktyka i terapia uzależnień. Fundacja specjalizuje się w pomocy pacjentom uzależnionym od alkoholu, narkotyków i innych substancji psychoaktywnych, a także hazardu i seksu. W ramach poradni leczona jest również depresja i inne zaburzenia nastroju, zaburzenia nerwicowe i osobowości.

Oprócz realizacji kontraktu z NFZ, Fundacja prowadzi również szereg innych projektów związanych ze zdrowiem psychicznym, m.in.: