Zalety komunikacji z pacjentami za pomocą wiadomości SMS i e-mail

Komunikacja z pacjentem jest kluczowym elementem opieki zdrowotnej. Odpowiednia komunikacja pomaga zbudować zaufanie, zapewnia pacjentowi poczucie zrozumienia i wsparcia, a także ułatwia wymianę istotnych informacji dotyczących zdrowia. 

Placówki medyczne coraz częściej wykorzystują nowe technologie aby kontaktować się ze swoimi pacjentami. Popularność zdobywają wiadomości SMS-owe oraz wiadomości e-mail. Powyższy sposób komunikacji ma wiele zalet w kontekście pracy przychodni czy gabinetów. Oto niektóre z głównych zalet: 

• Szybkość i natychmiastowość: SMS-y i e-maile są bardzo szybkimi metodami komunikacji, które mogą być dostarczane praktycznie natychmiastowo. Pozwala to na szybkie przekazywanie ważnych informacji pacjentom, takich jak przypomnienia o wizytach czy zmiany w harmonogramie, 
• Skuteczność przekazu: Wiadomości SMS i e-maile są skutecznymi sposobami przekazywania istotnych informacji pacjentom. Można w nich zawrzeć szczegółowe instrukcje przed wizytą, zalecenia dotyczące leczenia czy informacje edukacyjne. Dzięki temu pacjenci mogą łatwo uzyskać i zapamiętać te informacje, 
• Wygoda dla pacjentów: Otrzymywanie wiadomości SMS i e-maili pozwala pacjentom na łatwy dostęp do informacji i zarządzanie nimi na swoich urządzeniach mobilnych lub komputerach. Mogą przeglądać wiadomości w dogodnym dla siebie czasie i mieć dostęp do nich w dowolnym miejscu, 
• Możliwość archiwizacji: Pacjenci mogą zachować otrzymane wiadomości SMS i e-maile jako swoje osobiste archiwum. Dzięki temu mogą mieć łatwy dostęp do wcześniej otrzymanych informacji, terminarzy czy instrukcji leczenia, 
• Personalizacja i dostosowanie: Wiadomości SMS i e-maile można dostosować do indywidualnych potrzeb pacjenta. Można uwzględnić imię i nazwisko pracownika medycznego, konkretną datę wizyty lub inne istotne dane, co sprawia, że komunikacja jest bardziej personalna i dopasowana do konkretnego przypadku, 
• Redukcja kosztów i ekologiczność: Komunikacja za pomocą SMS i e-maili może przyczynić się do obniżenia kosztów administracyjnych w placówce medycznej. Nie wymaga druku dokumentów papierowych czy kosztów wysyłki pocztowej. Ponadto, jest to bardziej ekologiczna opcja, ponieważ ogranicza zużycie papieru i innych zasobów.

W systemie Mediporta można uruchomić wysyłkę powiadomień e-mail i SMS do pacjentów lub także pracowników medycznych

Korzyści z komunikacji SMS-owej dla pacjentów i placówek medycznych

Wysyłanie wiadomości do pacjentów jest skutecznym i popularnym sposobem komunikacji w dziedzinie opieki zdrowotnej. Korzyści odnotowuję obie strony, zarówno pacjenci, ale też i placówki medyczne. Należy pamiętać, że ze względu na fakt, że zdecydowana większość pacjentów posiada telefony komórkowe, forma wiadomości SMS jest powszechniejsza i łatwiej dostępna.  

Jakie korzyści może zatem przynieść wysyłka wiadomości na telefony komórkowe lub pocztę email pacjentów placówki? Poniżej wymienione zostały najważniejsze z nich:

• Przypominanie o terminach wizyt: SMS lub e-mail można użyć do przypomnienia pacjentowi o zbliżających się terminach wizyt. Taka wiadomość może zawierać datę, godzinę oraz inne istotne informacje dotyczące wizyty. Dzięki temu pacjent może łatwiej zaplanować swoje zobowiązania i pamiętać o wizycie, 
• Potwierdzanie wizyt: Pacjenci mogą otrzymać SMS-a lub e-mail z prośbą o potwierdzenie swojej obecności na nadchodzącej wizycie. To pomaga placówkom medycznym w planowaniu harmonogramów i zasobów oraz minimalizowaniu nieobecności pacjentów, 
• Przesyłanie wyników badań: elektroniczną formę komunikacji można wykorzystać do przekazywania pacjentom wyników badań lub informacji o ich stanie zdrowia. W ten sposób pacjenci mogą otrzymać istotne informacje w szybki i dyskretny sposób, 
• Przesyłanie kodów do realizacji wystawionych e-recept, e-skierowań, zleceń na zaopatrzenie medyczne, 
• Edukacja i informacje: Wiadomości elektroniczne mogą być wykorzystane do przekazywania pacjentom informacji edukacyjnych dotyczących zdrowia, profilaktyki, leczenia lub ważnych terminów związanych z opieką medyczną. To pomaga w podnoszeniu świadomości pacjentów i wspieraniu zdrowego stylu życia, 
• Zaplanowane badania przesiewowe: wiadomość SMS- lub email można również wykorzystać do przypominania pacjentom o zaplanowanych badaniach przesiewowych, takich jak mammografia, kolonoskopia czy szczepienia. Pomaga to w utrzymaniu regularnej opieki zdrowotnej i zapobieganiu chorobom poprzez systematyczne wykonywanie badań. 

Prosta i łatwa edycja wiadomości e-mail w systemie Mediporta z informacją dla pacjenta o zarejestrowaniu wizyty

Jak placówka medyczna może skutecznie zarządzać grafikami przyjęć czyli przypomnienia o zaplanowanych wizytach 

Napięte grafiki przyjęć pacjentów w przychodniach to codzienność placówek medycznych. Przychodnie często muszą obsługiwać dużą liczbę pacjentów, co prowadzi do ograniczenia dostępnych terminów wizyt. Zwiększone zapotrzebowanie na usługi medyczne, wzrost liczby pacjentów oraz ograniczone zasoby medyczne i personel mogą powodować napiętą grafikę przyjęć. W sytuacji i tak już dostatecznie trudnej dużym problemem jest absencja pacjentów, spowodowana różnymi przyczynami: 

• Zapomnienie: Pacjenci mogą zapomnieć o umówionym terminie wizyty z powodu zajęć, innych zobowiązań czy natłoku codziennych obowiązków. Brak przypomnienia może skutkować nieświadomością lub przypadkowym pominięciem wizyty,
• Niezrozumienie lub nieświadomość: Niektórzy pacjenci mogą nie zrozumieć lub nie zdawać sobie sprawy z konieczności przyjścia na wizytę. Mogą nie rozumieć, jak ważne jest utrzymanie regularnej opieki zdrowotnej lub nie zdawać sobie sprawy z potencjalnych konsekwencji pominięcia wizyty. 
• Lęk lub niechęć: Pacjenci mogą odczuwać lęk, niepokój lub niechęć związane z wizytą u lekarza. Mogą obawiać się diagnozy, niechętnie konfrontować się z problemami zdrowotnymi lub po prostu unikać kontaktu z systemem opieki zdrowotnej,
• Zaniedbanie zdrowia: Niekiedy pacjenci mogą bagatelizować swoje problemy zdrowotne lub uważać, że wizyta u lekarza nie jest konieczna. Mogą opóźniać wizyty lub je całkowicie pomijać, co może prowadzić do pogorszenia się stanu zdrowia,
• Konflikty terminowe: Czasami pacjenci mogą mieć konflikty terminowe, które uniemożliwiają im przybycie na umówioną wizytę. Mogą pojawić się niespodziewane zobowiązania rodzinne, sytuacje awaryjne lub inne nagłe okoliczności.,
• Brak motywacji: Niektórzy pacjenci mogą postrzegać wizytę u lekarza jako obciążenie lub trudność i nie odczuwać wystarczającej motywacji do jej wykonania. Brak zrozumienia korzyści płynących z regularnej opieki zdrowotnej może prowadzić do pomijania wizyt. 

 Ważne jest, aby lekarze i personel medyczny byli świadomi potencjalnych przyczyn absencji pacjentów i stawiali sobie za cel aktywne zarządzanie nimi. Dbanie o skuteczną komunikację, przypominanie pacjentom o terminach wizyt, zapewnienie dostępności i świadczenie wsparcia mogą pomóc zminimalizować nieobecności pacjentów i promować lepszą opiekę zdrowotną. 

Dlaczego należy wysyłać pacjentom przypomnienia o nadchodzącym terminie wizyty?

Przypominanie pacjentowi o terminie wizyty ma wiele korzyści zarówno dla pacjenta, jak i dla obsługi medycznej. Oto kilka powodów, dlaczego warto przypominać pacjentom o ich wizytach: 

• Poprawa przestrzegania terminów: Przypomnienie pacjentowi o zbliżającym się terminie wizyty zwiększa szanse na to, że pacjent przyjdzie na umówioną wizytę. Często zapomnienie lub brak świadomości terminu może skutkować nieobecnością pacjenta, co może prowadzić do opóźnień w opiece medycznej,
• Optymalne wykorzystanie czasu: Przypominając pacjentowi o umówionym terminie, można zoptymalizować harmonogram i zasoby personelu medycznego. Jeśli pacjent wie o wizycie z odpowiednim wyprzedzeniem, może dostosować swoje plany i być gotowy na przybycie na czas, co przyczynia się do sprawniejszego przepływu pacjentów w placówce medycznej,
• Zwiększenie satysfakcji pacjenta: Przypominanie o terminie wizyty pokazuje, że obsługa medyczna dba o pacjenta i jego czas. To może zwiększyć satysfakcję pacjenta z usług medycznych i budować większe zaufanie do placówki opieki zdrowotnej,
• Redukcja niepewności i stresu: Niektórzy pacjenci mogą czuć się niepewnie przed wizytą lub być zestresowani związane z nią procedury medyczne. Przypomnienie o terminie wizyty daje im pewność, że są nadal zainteresowani i że ich potrzeby zostaną uwzględnione,
• Unikanie przypadkowych opóźnień w leczeniu: Przypomnienie o terminie wizyty umożliwia pacjentowi dostosowanie swojego planu i rozważenie ewentualnych opóźnień lub problemów, które mogą wpłynąć na punktualne przybycie. Daje to również szansę na wcześniejsze przekazanie informacji, jeśli pacjent nie będzie w stanie przyjść na wizytę, co pozwala na reorganizację harmonogramu i skuteczną opiekę nad innymi pacjentami. 

Przykładowy szablon powiadomienia SMS w systemie Mediporta i wiadomość SMS, jaką otrzyma pacjent   

Ograniczenia w komunikacji za pomocą SMS lub e-mail  

Warto zauważyć, że komunikacja za pomocą SMS i e-maili nie zawsze jest odpowiednia dla wszystkich przypadków medycznych. W niektórych sytuacjach, zwłaszcza gdy wymagane są bardziej szczegółowe dyskusje czy ważne decyzje, preferowane będzie zawsze bezpośrednie spotkanie lekarza i pacjenta. W każdym przypadku należy dostosować formę komunikacji do indywidualnych potrzeb i preferencji pacjenta, z zachowaniem odpowiednich standardów bezpieczeństwa i prywatności danych. 

Starsi pacjenci często nie posiadają skrzynek pocztowych e-mail. Nie mają dostępu do odpowiednich urządzeń, takich jak komputer lub smartfon, które umożliwiają korzystanie z poczty e-mail. Mogą również nie posiadać dostępu do internetu w swoim domu lub nie czuć się komfortowo w korzystaniu z nowych technologii. Preferują tradycyjne sposoby komunikacji, osobiste “twarzą w twarz” lub telefoniczne. Czują wówczas większy komfort i większą satysfakcję z komunikacji z lekarzem.

Dlatego placówka medyczna, znając grupę wiekową i upodobania swoich pacjentów powinna dobrać odpowiednie narzędzia do komunikacji. Jeśli zdecyduje się na komunikację elektroniczną to należy wówczas dostosować jej formę do możliwości, umiejętności i preferencji grona pacjentów korzystających z usług placówki. 

Zasady, jakich należy przestrzegać 

Przy wysyłaniu wiadomości elektronicznych (SMS, e-mail) do pacjentów, należy zawsze przestrzegać kilku zasad: 

• Należy upewnić się, że pacjenci wyrazili zgodę na otrzymywanie wiadomości SMS lub e-mail, 
• Bezwzględnie chronić trzeba poufność i prywatność pacjentów, unikając przekazywania wrażliwych informacji w wiadomościach tekstowych, 
• Dbać o dostosowanie treści wiadomości do celu i potrzeb pacjenta, stosując prosty i zrozumiały język, 
• Pamiętać, by zapewnić możliwość rezygnacji z otrzymywania wiadomości SMS lub e-mail, jeśli pacjent sobie tego życzy. 

Naczelna zasada jest więc następująca: Wysyłanie wiadomości SMS do pacjentów może być skutecznym narzędziem komunikacji, ale ważne jest również zachowanie ostrożności i poszanowanie prywatności pacjentów. 

Jakie możliwości w elektronicznej komunikacji z pacjentami daje system Mediporta?

Wiedząc, jak istotnym elementem nowoczesnego oprogramowania jest wysyłka powiadomień do pacjentów, stworzyliśmy w systemie Mediporta szereg rodzaju powiadomień SMS lub e-mail, jakie placówka może wysłać do swoich pacjentów. 

Ustawienia w systemie Mediporta 

 W oprogramowaniu Mediporta ustawienia powiadomień (SMS lub e-mail) umożliwiają włączanie i wyłączanie określonych rodzajów wiadomości wysyłanych do pacjentów po wystąpieniu określonego zdarzenia (np. wysłanie do pacjenta SMS-a z kodem dostępowym elektronicznej recepty po wystawieniu i wysłaniu e-Recepty do systemu P1). 

Możliwe jest też wysłanie pojedynczych lub zbiorowych wiadomości do pacjentów, np.. informujących o otwarciu gabinetu oferującego nowe rodzaje zabiegów, o zmianie harmonogramu przyjęć określonego lekarza, o zmianie siedziby placówki itp.

Rodzaje powiadomień wysyłanych z systemu Mediporta  

W oprogramowaniu można skorzystać z gotowych szablonów powiadomień do pacjentów. Powiadomienia wysyłane są z góry, o ustalonej godzinie każdego dnia lub po wystąpieniu zdarzenia.  
Zakres powiadomień jest następujący: 

• Powiadomienie dla pacjenta o rejestracji terminu 
• Powiadomienie dla pacjenta o odwołaniu terminu 
• Powiadomienie dla pacjenta o zbliżającym się terminie 
• Powiadomienie dla pacjenta z kodem e-Recepty 
• Powiadomienie dla pacjenta z kodem e-Skierowania 

Można też samodzielnie zdefiniować wiadomość SMS lub e-mail i korzystając z określonych filtrów, wysłać ją do wybranej grupy pacjentów. Może to być wiadomość informująca o wprowadzeniu do katalogu świadczeń nowej usługi, nowego badania lub o rozpoczęciu współpracy z nowym lekarzem-specjalistą.  

Rodzaje wiadomości sms 

Na etapie konfigurowania powiadomień Placówka może zadecydować o tym, w jakiej formie SMSy będą dostarczane do pacjentów: 

• Treść sformułowana z użyciem polskich znaków lub bez 
• Wysyłka realizowana z losowej bramki SMS (tzw. SMS Eco) lub z góry ustalonym polem nadawcy, stanowiącym nazwę placówki medycznej (tzw. SMS Pro) 

Lista komunikacji SMS i e-mail prowadzona z pacjentami za pomocą systemu Mediporta

Umów się na niezobowiązującą prezentację oprogramowania Mediporta

Więcej o możliwościach realizacji komunikacji za pomocą wiadomości SMS i e-mail opowiemy Państwu podczas niezobowiązującej prezentacji naszego systemu. Opowiemy jak definiować wiadomości elektroniczne, jak sprawdzać ich statusy wysyłki, jak modyfikować przygotowane szablony wiadomości.

Jeśli jesteś zainteresowany wdrożeniem systemu Mediporta w swojej placówce medycznej skontaktuj się z nami:

• pod numerem telefonu: + 48 61 41 51 810
• lub mailowo: kontakt@mediporta.pl