Rejestratorka medyczna to bardzo ważne stanowisko w strukturze organizacyjnej placówki medycznej, które stanowi swoisty łącznik między lekarzem, a pacjentem. Udając się na wizytę, to właśnie z rejestratorką w pierwszej kolejności spotyka się pacjent i od sprawności jego obsługi często zależy to, jaką wizytówkę wystawi sobie placówka medyczna. Najwyższy czas zerwać ze schematem „pani z rejestracji”, której zadania ograniczają się jedynie do odbierania telefonów i wyszukiwania odpowiednich kartotek w stosie dokumentów. Aktualnie duże znaczenie ma wysoki poziom kultury osobistej i podejście do chorego, znajomość przepisów i wiedza na temat praw pacjenta, dobra organizacja pracy i wsparcie innych działów placówki, kwalifikacje oraz znajomość obowiązków i zadań na pełnionym stanowisku. W dobie nowoczesnych technologii równie ważną kwestią jest umiejętność sprawnego i szybkiego poruszania się po systemie wspierającym zarządzanie elektroniczną dokumentacją w placówce. Warto także dodać, że na rynku zdrowia powstaje coraz więcej placówek medycznych, prywatnych gabinetów lekarskich i specjalistycznych klinik, przez co zapotrzebowanie rynkowe na rejestratorki jest coraz większe. Taka sytuacja często zostaje zauważona przez szkoły wyższe, wielokrotnie oferujące kierunki, których absolwenci są dobrze przygotowani do wykonywania tego zawodu.
Kwalifikacje
Jednym z najważniejszych czynników wpływających na pracę rejestratorki jest posiadanie niezbędnego zasobu umiejętności i kwalifikacji, dzięki któremu może ona w pełni odpowiedzialnie i sprawnie wykonywać powierzone jej obowiązki i zadania. Cechy dobrej rejestratorki medycznej to m.in.: zaangażowanie, elokwencja, opanowanie, wyrozumiałość i empatia w stosunku do pacjentów. Oprócz tego osoba wykonująca pracę na tym stanowisku powinna również:
- mieć dobrze rozwinięte umiejętności interpersonalne ułatwiające komunikację i budowanie relacji przede wszystkim z pacjentami, jak i z personelem medycznym oraz osobami na innych stanowiskach w placówce,
- być dobrze zorganizowana i we właściwy sposób zarządzać swoim czasem pracy,
- mieć wiedzę branżową (np. wiedzieć, czy nakładanie się okresów zwolnień lekarskich jest dozwolone) i często również biznesową (np. wiedzieć jak obsłużyć wystawienie faktury na podstawie wydrukowanego paragonu),
- dysponować wiedzą z zakresu obsługi komputera i urządzeń dodatkowych (np. kasy i drukarki fiskalne) oraz nowych technologii wspierających zadania rejestratorki (np. serwisy rejestracji on-line, systemy EDM),
- mieć umiejętność sprawnego rozwiązywania problemów związanych z bieżącą obsługą pacjentów i działaniem placówki medycznej.
Zadania i obowiązki
Wykonywanie pracy na stanowisku rejestratorki medycznej charakteryzuje się całą gamą zadań i obowiązków, wynikających zarówno z bieżącej obsługi chorych i rejestracji nowych pacjentów, jak i związanych z codziennym funkcjonowaniem określonego podmiotu medycznego. W praktyce obowiązki rejestratorki zaczynają się już w momencie przywitania pacjentów w placówce, a jednym z pierwszych jej zadań jest wskazanie odpowiedniego gabinetu lekarskiego, w którym przyjmowany będzie pacjent lub skierowanie chorego do poczekalni. Do najważniejszych obowiązków i najczęściej wykonywanych zadań na stanowisku rejestratorki medycznej należą:
- udzielanie kompleksowej i rzetelnej informacji na temat zasad funkcjonowania placówki oraz świadczonych przez nią usług medycznych,
- dbanie o budowanie zaufania wśród pacjentów i bezpieczeństwo związane z poufnością informacji i ochroną danych osobowych i medycznych pacjentów,
- rejestracja wizyty pacjentów (bezpośrednio w placówce, telefonicznie lub mailowo) oraz nadzór nad kolejnością przyjmowania chorych i obiegiem dokumentacji medycznej w placówce,
- kontrola uprawnień i statusów ubezpieczeń przyjmowanych pacjentów,
- planowanie terminów wizyt, prowadzenie i stałe aktualizowanie kalendarza rejestracji oraz informowanie o zmianach w harmonogramach przyjęć lekarzy i odwołanych terminach,
- prowadzenie i archiwizacja dokumentacji medycznej pacjentów (kompletowanie dokumentów medycznych oraz dołączanie ich do odpowiednich kartotek),
- przyjmowanie preparatów do badań dostarczanych przez pacjentów i przekazywanie ich odpowiednim komórkom,
- wydawanie pacjentom i osobom upoważnionym wyników badań i dokumentacji medycznej,
- prowadzenie ewidencji usług medycznych wykonywanych w placówce,
- rozliczanie pacjentów i innych płatników w ramach prowadzonej przez placówkę działalności komercyjnej (wystawianie faktur i obsługa płatności za świadczone usługi prywatne),
- przygotowywanie harmonogramów konsultacji medycznych,
- udział w konferencjach i szkoleniach podnoszących kompetencje zawodowe,
- współpraca z innymi działami placówki i personelem medycznym w celu stałego podnoszenia poziomu jakości świadczonych usług.
Oprócz tego, na barkach rejestratorki medycznej często spoczywają również inne obowiązki biurowe takie jak np.:
- składanie zamówień na artykuły medyczne i biurowe,
- kontakt z działem kadr i księgowości oraz innymi filiami placówki,
- odbieranie poczty i odpowiadanie na zapytania interesantów.
Należy także wspomnieć, że osoba pracująca na stanowisku rejestratorki powinna być również na bieżąco z aktualnościami ze świata medycznego oraz przepisami i rozporządzeniami publikowanymi przez Ministerstwo Zdrowia oraz Narodowy Fundusz Zdrowia.
Zmiany w obowiązkach wynikające z wprowadzenia EDM
Wprowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM) w dużym stopniu reorganizuje i usprawnia procesy związane ze świadczeniem usług medycznych w placówce, począwszy od kadry zarządzającej, poprzez personel medyczny, na pracownikach rejestracji kończąc. Jednymi z największych zalet wprowadzenia EDM z punktu widzenia rejestratorki medycznej jest usprawnienie procesu rejestracji oraz poprawa obiegu dokumentów, w tym także prywatności i poufności danych pacjenta. System informatyczny z jednej strony redukuje czas poświęcany np. na uzupełnianie i wyszukiwanie kartotek pacjentów, a z drugiej strony nakłada na rejestratorki zupełnie nowe obowiązki. Do najważniejszych obowiązków wynikających z wprowadzenia EDM należą:
- obligatoryjny udział w szkoleniu z zakresu obsługi elektronicznej dokumentacji medycznej (np. elektronicznej kartoteki pacjenta i raportów) oraz bardzo dobra znajomość i swobodne poruszanie się po systemie EDM,
- wprowadzanie do systemu danych związanych z procesem rejestracji i obsługą wizyty pacjentów (np. danych osobowych, danych o płatniku wizyty, danych o skierowaniach, wpisach do kolejek oczekujących itd.),
- weryfikacja zgodności umówień zarejestrowanych w systemie (w tym także umówień samodzielnie zarejestrowanych on-line przez pacjentów) z rzeczywistą frekwencją chorych w placówce,
- dołączanie załączników, skanów dokumentacji medycznej oraz wyników badań do elektronicznej kartoteki pacjenta,
- udostępnianie wydruków dokumentacji medycznej pacjentom i osobom upoważnionym,
- generowanie i weryfikowanie raportów miesięcznych oraz ewidencja wykonywanych usług medycznych (dokumentowanie działalności medycznej z elementami statystyki medycznej).
Wsparcie dla rejestratorek w systemie Mediporta
Poniżej prezentujemy wybrane funkcje systemu Mediporta, wspierające rejestratorki medyczne w ich codziennych zadaniach i obowiązkach:
- intuicyjny w obsłudze terminarz wizyt i umówień oraz szybkie wyszukiwanie wolnych terminów (możliwość umawiania w ramach lokalizacji, poradni, pracownika medycznego),
- wsparcie procesu umawiania pacjenta (frekwencja pacjenta, wybór płatnika wizyty, wybór usługi głównej, weryfikacja skierowań, automatyczne podpowiedzi kolejek oczekujących, notatki związane z wizytą w oknie umawiania oraz kategorie wizyt dopasowane do organizacji pracy w placówce),
- proste zarządzanie pacjentami i obsługa elektronicznych kartotek pacjentów (gotowe, wypełnione danymi druki deklaracji, zgód i oświadczeń, szybkie wyszukiwanie i dodawanie pacjentów, podgląd wizyt realizowanych w ramach skierowań),
- w pełni automatyczna komunikacja z eWUŚ i łatwa weryfikacja ubezpieczeń i uprawnień dodatkowych pacjentów,
- możliwość wysyłania powiadomień e-mail i SMS do pacjentów (np. o rejestracji terminu, zbliżającym się terminie wizyty, odwołaniu terminu wizyty),
- wsparcie dla działalności komercyjnej placówki (wystawianie, reklamowanie i korygowanie dokumentów sprzedaży, generowanie raportu dziennego z zakończonej na koniec dnia pracy zmiany kasowej),
- usługa samodzielnej rejestracji wizyt on-line przez pacjentów w serwisie LekarzeBezKolejki.pl (serwis jest częścią projektu OSOZ), w aplikacji mobilnej VisiMed i w serwisach współpracujących (np. ZnanyLekarz.pl).
Podsumowanie
Rejestratorka medyczna już dawno przestała być „panią od zapisywania na wizyty”, a stała się opiekunką pacjenta, począwszy od pierwszego – np. telefonicznego kontaktu z pacjentem, przyjęciem i wejściem pacjenta do gabinetu, na obsłudze chorych po wizycie kończąc. Postawa proaktywna i nastawienie na chęć niesienia pomocy oraz sumienne wypełnianie zadań i obowiązków powierzonych rejestratorce kształtuje m.in. pozytywny wizerunek placówki medycznej. To z kolei przekłada się na zadowolenie i satysfakcję pacjentów związaną z jakością ich obsługi, co ostatecznie może znacząco wpłynąć na opinię o placówce i dochodowość jednostki medycznej. Dopełnieniem współczesnego modelu rejestratorki medycznej jest bardzo dobra znajomość systemu wspierającego zarządzanie elektroniczną dokumentacją medyczną, co w wielu przypadkach decyduje o nowoczesnym i profesjonalnym podejściu do chorego oraz sprawnym procesie jego obsługi.