Korzyści dla lekarzy, rejestracji i zarządców

We wcześniejszych artykułach opisywaliśmy korzyści wynikające z wdrożenia oprogramowania Mediporta, związane z ważnymi, ale ogólnymi obszarami informatyzacji, takimi jak bezpieczeństwo, bezawaryjność i optymalizacja kosztów:

W kolejnym cyklu zajmiemy się korzyściami, które w codziennej pracy odczują pracownicy przychodni, w pierwszej kolejności omawiając najważniejszą w medycynie grupę użytkowników – lekarzy, którym poświęcony jest ten artykuł. W kolejnych częściach opiszemy ciekawe funkcje systemu z punktu widzenia rejestracji i zarządców, tak samo niezastąpionych w sprawnie funkcjonujących placówkach medycznych.

Komputeryzacja okiem lekarzy

Zdania lekarzy odnoście informatyzacji w medycynie są podzielone. Jednym z bardzo często poruszanych przez nich argumentów, zarówno za jak i przeciw informatyzacji, jest czas niezbędny na udokumentowanie procesu leczenia. Przeciwnicy argumentują, że komputer spowolni ich pracę, m.in. ze względu na konieczność nienaturalnego dla nich wprowadzania danych za pomocą klawiatury. Zwolennicy podkreślają natomiast dużą oszczędność czasu, m.in. dzięki automatycznemu nanoszeniu danych placówki, lekarza i pacjenta na tworzone dokumenty.

A jak jest naprawdę? Postanowiliśmy to sprawdzić, przeprowadzając prosty eksperyment.

Recepty, skierowania, zlecenia

O udział w badaniu poprosiliśmy lekarza podstawowej opieki zdrowotnej, którego codzienna praca w dużej części składa się z wypisywania pacjentom różnego rodzaju druków.

W ramach eksperymentu zmierzony został czas niezbędny na sporządzenie odpowiednich dokumentów: odręcznie, na podstawie papierowej kartoteki oraz komputerowo, za pomocą systemu Mediporta. W obu przypadkach lekarz rozpoczynał pracę mając przed sobą otwartą historię choroby pacjenta – papierową lub elektroniczną.

Scenariusz I – pacjent doraźny

W pierwszej kolejności porównany został czas niezbędny do zaplanowania dalszego toku leczenia przykładowego pacjenta, który przyszedł do przychodni na wizytę kontrolną w związku z niedawnym złamaniem nogi. Ze względu na wątpliwości co do prawidłowego zrastania się kości, lekarz podjął decyzję o skierowaniu pacjenta na konsultację u ortopedy, poprzedzoną dodatkowym badaniem RTG.

Skierowania najpierw zostały wypisane odręcznie, za pomocą uniwersalnych druków, a następnie komputerowo, z wykorzystaniem mechanizmów wbudowanych w system Mediporta. Warto zwrócić uwagę na zwięzłą budowę informatycznych odpowiedników skierowań, zarówno w trybie edycji jak i po zapisaniu elektronicznej wizyty:

164 113 114 127
Wynik eksperymentu był następujący:
Rodzaj druku Czas wypisania odręcznego Czas wypisania komputerowego Oszczędność czasu w systemie Mediporta
Skierowanie do pracowni RTG 1 min. 21 sek. 49 sek. 40%
Skierowanie do poradni specjalistycznej 1 min. 25 sek. 32 sek. 62%

Warto porównać również zwięzłość i czytelność efektu końcowego:

Elektroniczne wypisywanie skierowań pozwala również bardzo łatwo spełnić wymóg umieszczania na tych dokumentach kodu ICD-10 – oprogramowanie samo podpowiada kody na podstawie słów wpisywanych w pole Rozpoznanie. Nie ma zatem konieczności pamiętania oznaczeń ani czasochłonnego przeszukiwania papierowych słowników.

Scenariusz II – pacjent cykliczny

W drugim eksperymencie sprawdzona została efektywność wypisywania recept dla pacjentów objętych stałą opieką lekarską. Wyniki podczas pierwszego zapisania leków były następujące:

Rodzaj druku Czas każdego wypisania odręcznego Czas pierwszego wypisania komputerowego Oszczędność czasu w systemie Mediporta
Recepta dla pacjenta po zawale 1 min. 7 sek. 1 min. 8 sek. n.d.
Informacja o lekach w karcie pacjenta 34 sek. n.d. n.d.
Sumarycznie wypisanie recepty 1 min. 41 sek. 1 min. 8 sek. 33%
Informacja dla pacjenta o dawkowaniu 37 sek. 7 sek. 81%

Ponieważ eksperyment został przeprowadzony w kontekście pacjentów pojawiających się u lekarza cyklicznie, o wiele ważniejszy jest pomiar czasu koniecznego na ponowne wystawienie bardzo zbliżonych dokumentów:

Rodzaj druku Czas każdego wypisania odręcznego Czas powtórzenia z elektronicznej historii Oszczędność czasu w systemie Mediporta
Recepta dla pacjenta po zawale 1 min. 7 sek. 5 sek. n.d.
Informacja o lekach w karcie pacjenta 34 sek. n.d. n.d.
Sumarycznie wypisanie recepty 1 min. 41 sek. 5 sek. 94%
Informacja dla pacjenta o dawkowaniu 37 sek. 7 sek. 81%

Podniebnie jak w przypadku skierowań, warto porównać wygląd gotowych recept:

Sekundy i minuty sumują się do godzin

W każdej przychodni POZ, działającej na innym obszarze i posiadającej inną populację zapisanych pacjentów, lekarze będą wystawiali wymienione wcześniej druki z różną częstotliwością. Dlatego niemożliwe jest dokładne wyliczenie całkowitej oszczędności czasu, którą może przynieść wdrożenie systemu medycznego. W związku z tym, poniżej przedstawiamy jednostkowe szacunki, oparte o założenie wystawiania każdemu z pacjentów dokładnie jednej recepty, skierowania lub zlecenia. O tym, jak bardzo zaniżone są te szacunki, zaświadczyć może każdy z pracowników podstawowej opieki zdrowotnej. Tabela została opracowana przy założeniu pełnego etatu pracy lekarza POZ (8 godzin dziennie) i typowego czasu wizyty (10 minut na pacjenta) – przyjmującego 48 pacjentów dziennie, w ramach 20 dniowego miesiąca pracy.

Rodzaj druku Jednostkowa oszczędność czasu Oszczędność czasu w skali dnia Oszczędność czasu w skali miesiąca
Skierowanie do pracowniRTG 32 sek. 25 min. 8 godz. 20 min.
Skierowanie do poradni specjalistycznej 53 sek. 42 min. 14 godz.
Pierwsze wypisanie recepty 33 sek. 26 min. 8 godz. 40 min.
Ponowienie cyklicznej recepty 1 min. 16 sek. 1 godz. 20 godz.

Dodatkowa oszczędność czasu

W rzeczywistości przewaga cyfrowej kartoteki może być jeszcze większa niż wskazana w poprzednich punktach. Ze względu na trudność w ich zmierzeniu, w trakcie badania pominięte zostały niektóre aspekty papierowej dokumentacji, które mogą opóźniać odręczne wypisanie druków, takie jak:

  • ewentualna trudność w odczytaniu odręcznie zapisanych danych osobowych pacjenta,
  • konieczność odszukania na biurku formularzy odpowiedniego rodzaju spośród kilkunastu wzorów.
  • konieczność samodzielnego ustalania poziomów refundacji leków.

Zmiany i uzupełnienie druków

Druki, których wzory ustalone zostały odgórnie przez organy państwowe, często podlegają zmianom wraz z nowelizowanymi przepisami. Podobnie dzieje się również z drukami, których wzory opracowują placówki medyczne samodzielnie – w tym przypadku zmiany mogą wynikać ze zaktualizowanych procedur wewnętrznych, np. w związku z wdrażaniem standardu ISO. W trakcie użytkowania systemu może pojawiać się również potrzeba sporządzania dodatkowych dokumentów, nieprzewidzianych na etapie wdrożenia. W związku z tym, konieczne jest nie tylko, aby producent programu na bieżąco aktualizował standardowe formularze wraz ze zmieniającym się prawem, ale również to, aby katalog druków był rozszerzalny i modyfikowalny przez placówkę medyczną, bez zlecania prac programistycznych producentowi.

Tak właśnie jest w przypadku systemu Mediporta. Każdy z druków zbudowany jest w oparciu o mechanizm formularzy, którzy przedstawimy szerzej w kolejnym artykule – Dokumentacja medyczna dopasowana do specjalizacji:

Istotną cechą formularzy jest również możliwość ich rozszerzania i modyfikowania przez odpowiednio przeszkolonego administratora ze strony placówki, który otrzymuje dostęp do funkcji pozwalających na wykonanie następujących czynności:

  • określenie sekcji dokumentacji w podziale na specjalizacje i według innych kryteriów,
  • przygotowanie w ramach każdej z sekcji dowolnej liczby formularzy,
  • zdefiniowanie dla każdego z formularzy pól z danymi wprowadzanymi na różne sposoby,
  • określenie wyglądu formularza podczas edycji, w ramach historii oraz na wydruku.

Skierowania przedstawione w dzisiejszym artykule zostały zbudowane właśnie w oparciu o mechanizm formularzy, dzięki czemu mogą one zostać zmodyfikowane dla danej placówki medycznej niezależnie od innych użytkowników systemu. Korzyści z tego rozwiązania przedstawimy jeszcze wyraźniej w kolejnej części cyklu, w której poruszymy tematykę dopasowanych formularzy dokumentacji medycznej.

Katalog druków gotowych do wykorzystania w systemie Mediporta obejmuje najczęściej wykorzystywane wzory skierowań, zleceń, zaświadczeń, zgód, upoważnień, a także wiele wzorów dziedzinowych, wykorzystywanych w poszczególnych specjalizacjach medycznych – w ramach wywiadów, badań, bilansów itp.

Szczegółowe decyzje dotyczące włączanych w systemie formularzy, a także dotyczące opracowania indywidualnych wzorów spoza katalogu, uzgadniane są wspólnie z klientami podczas opracowywania planu wdrożenia systemu.