System EDM zawiera dane osobowe pacjentów, w tym dane wrażliwe, dlatego menedżerowie placówek medycznych muszą dołożyć wszelkich starań, aby informacje te były bezpieczne. Poznajmy dobre praktyki gwarantujące pełną ochronę zasobów elektronicznej dokumentacji medycznej.
Obowiązkiem wszystkich lecznic jest rzetelne prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej. Zgodnie z obowiązującym prawem do dnia 31 lipca 2017 roku dokumentacja medyczna może być prowadzona w tradycyjnej postaci, czyli papierowej lub elektronicznej. W związku z tym, że elektroniczna dokumentacja medyczna zawiera wszystkie dokumenty, jakie są niezbędne do udzielania świadczeń medycznych, musi być właściwie chroniona. Należy podkreślić, że zawiera one również dane wrażliwe dotyczące np. stanu zdrowia pacjentów, dlatego też musi być zabezpieczana przed dostępem osób nieupoważnionych. Warto nadmienić, że warunki ochrony zasobów elektronicznej dokumentacji medycznej zawarte są w 8. rozdziale Rozporządzenia Ministerstwa Zdrowia z 2010 roku. W świetle obowiązującego prawa gromadzenie cyfrowych kartotek chorych odbywa się w odpowiednio przygotowanym do tego systemie, który zawiera:
– ochronę e-dokumentacji przed uszkodzeniem,
– integralność kartoteki,
– dostęp do danych dla osób upoważnionych i zabezpieczenie informacji przed dostępem osób nieuprawnionych,
– określenie osoby oferującej świadczenia medyczne i adnotacje dotyczące wprowadzanych przez nią zmian w systemie,
– udostępnienie kartoteki w formacie XML i PDF,
– możliwość eksportu informacji w formacie XML w sposób, który gwarantuje odtworzenie w innym systemie teleinformatycznym,
– opcję wydrukowania e-dokumentacji.
Elektroniczną dokumentację medyczną można nazwać bezpieczną, pod warunkiem, że jest ona dostępna wyłącznie osobom upoważnionym oraz ma gwarancję ochrony przed nieumyślnym zniszczeniem poprzez narzędzia ochrony kartoteki. Zabiegi te służą nie tylko zabezpieczeniu danych zawartych w elektronicznej dokumentacji medycznej, ale i danych osobowych chorych. Takie zabezpieczenie umożliwia bezproblemowy dostęp do e-kartoteki osobom do tego uprawnionych.
Elektroniczna dokumentacja medyczna to zmiana w polskiej służbie zdrowia, do której trzeba się przygotować. Skuteczne wdrożenie systemu w szpitalach, przychodniach i gabinetach medycznych przyniesie pacjentom i pracownikom służby zdrowia szereg korzyści. Lecznice są zatem zobowiązane do prowadzenia działań, które pozwolą profesjonalnie przygotować podmiot oraz lekarzy, pielęgniarki i położne do zbliżających się reform. Warto podkreślić, że jest to nie lada wyzwanie dla dostawców oferujących nowoczesne rozwiązania z branży IT, którzy muszą wyjść naprzeciw wymaganiom placówek medycznych w ramach obowiązujących przepisów prawnych.