Tradycyjna dokumentacja medyczna ustępuje miejsca elektronicznej. Przygotowanie personelu do zmian wymaga możliwie jak najwcześniejszego zaplanowania szkoleń w zakresie obsługi systemu elektronicznej dokumentacji medycznej. Im wcześniej to nastąpi, tym lepiej.
Na wdrożenie zintegrowanego systemu elektronicznej dokumentacji medycznej, która wspiera wszystkie procesy biznesowe lecznicy oraz całą obsługę chorego, zostało stosunkowo niewiele czasu. Ostateczny termin to 1 sierpnia 2017 roku. Zmiany wiążące się z wprowadzeniem EDM dotyczą nie tylko obszaru technicznego i logistycznego, ale również organizacyjnego. Kroki mające na celu profesjonalne przygotowanie lekarzy, pielęgniarek i położnych, należy podjąć odpowiednio wcześnie, aby uniknąć szkolenia personelu pod presją czasu. Kolejna sprawa dotyczy konieczności zmiany okablowania i ewentualnych remontów, które powinny odbyć się etapami, aby nie zaburzyć pracy placówki służby zdrowia. Statystycznie proces wprowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej zajmuje od kilku miesięcy do roku. Nie zapominajmy, że to również proces, który dotyczy zmiany mentalności personelu oraz chorych. Wymaga on merytorycznego wsparcia, np. w postaci ogólnopolskiej kampanii społecznej, która rozwieje wszelkie wątpliwości związane z cyfryzacją kartotek w szpitalach, przychodniach i gabinetach medycznych. Przed nami cztery najważniejsze etapy prowadzące do kompleksowego wcielenia w życie placówki służby zdrowia elektronicznej dokumentacji medycznej:
- Wybór firmy informatycznej świadczącej tego typu usługi:
Aby dokonać słusznego wyboru dostawcy usługi, należy odpowiednio wcześnie rozważyć oferty kilku firm. Poza ceną, zarządca placówki medycznej powinien wziąć pod uwagę kilka kryteriów oceny, tj.: opcję rozbudowania i dopasowywania systemu elektronicznej dokumentacji medycznej do zmieniających się potrzeb lecznicy. Zajmie mu to +/- miesiąc.
- Prześledzenie ścieżki uzupełniania elektronicznej dokumentacji medycznej podczas wizyty specjalisty:
W pierwszej kolejności należy wypisać stanowiska pracy wszystkich osób, które mają kontakt z pacjentem. Analiza tej ścieżki będzie pomocna w chwili, w której trzeba będzie nadać uprawnienia dostępu pracowników placówki medycznej do konta utworzonego w EDM. Na ten etap należy przeznaczyć ok. 2 miesięcy.
- Wybór osoby odpowiedzialnej za projekt:
Rola managera projektu polega na utrzymaniu ciągłego kontaktu usługodawcy z zarządem placówki medycznej. Funkcja ta wymaga wiedzy i kompetencji właściwych dla zarządcy placówki służby zdrowia i znajomości zagadnień z obszaru nowych technologii. Znalezienie kompetentnej osoby może zająć nawet kilka miesięcy.
- Długoterminowa współpraca z firmą informatyczną:
Kooperacja z firmą informatyczną nie kończy się z chwilą wdrożenia elektronicznej dokumentacji medycznej. Podpisując umowę z dostawcą systemu, warto mieć na uwadze aspekt serwisowania EDM. Im wcześniej wdrożymy system, tym będziemy mieli więcej czasu na usunięcie ewentualnych przeszkód jeszcze przed 1 sierpnia 2017 roku.