Dokumentacja prawna COVID-19 jest przeznaczona dla jednostek medycznych, które w okresie pandemii udzielają świadczeń zdrowotnych w ramach pracy zdalnej.
Praca zdalna niesie ze sobą nie tylko szanse na kontynuowanie udzielania świadczeń zdrowotnych w okresie pandemii COVID-19, ale również liczne ryzyka dla placówki związane z brakiem kontroli nad przepływem danych osobowych pacjentów. Pomimo zmniejszenia niektórych rygorów, nadal obowiązują przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (RODO) czy zachowania tajemnicy zawodowej. Dlatego z punktu widzenia bezpieczeństwa placówki medycznej kluczowe jest przyjęcie stosownych procedur i udokumentowanie przepływu danych osobowych między placówką a lekarzami i personelem często pracującym z domów, na prywatnym sprzęcie.
Wyzwania, jakie stawia organizacja pracy zdalnej, mają charakter interdyscyplinarny i wymagają kompleksowego podejścia do procedur, których wdrożenie ma na celu zapewnienie maksymalnego bezpieczeństwa pracy zdalnej i samej jednostki medycznej. Z tego względu Dokumentacja prawna COVID-19 obejmuje zarówno aspekty prawne, w tym ochrony danych osobowych, jak i odnosi się do zabezpieczeń systemów oraz sprzętu IT. W ramach dokumentacji znajduje się również zbiór dobrych praktyk, do jakiego powinien stosować się każdy pracownik lub współpracownik placówki medycznej.
Całość dokumentacji została uporządkowana w formie zestawu dokumentów. Dodatkowo każdy z nich zawiera oznaczenie w stopce / nagłówku, aby z łatwością odnaleźć potrzebny w danej chwili dokument.
Wykaz procedur i projektów formularzy składających się na dokumentację prawną COVID-19:
- Procedura wprowadzająca dokumentację COVID-19:
- Definicje
- Polecenie pracy zdalnej
- Odwołanie z pracy zdalnej
- Procedura dopuszczenia do przetwarzania danych osobowych w ramach pracy zdalnej:
- Upoważnienie i polecenie przetwarzania danych osobowych
- Unieważnienie upoważnienia i polecenia przetwarzania danych osobowych
- Ewidencja upoważnień
- Oświadczenie o zachowaniu poufności – osoba wykonująca zawód medyczny
- Oświadczenie o zachowaniu poufności – osoba wykonująca czynności pomocnicze
- Oświadczenie o zachowaniu poufności – osoba upoważniona inna niż wykonująca czynności pomocnicze
- Ewidencja oświadczeń o zachowaniu poufności – osoba wykonująca zawód medyczny
- Ewidencja oświadczeń o zachowaniu poufności – osoba wykonująca czynności pomocnicze
- Ewidencja oświadczeń o zachowaniu poufności – osoba upoważniona inna niż wykonująca czynności pomocnicze
- Klauzula obowiązku informacyjnego – pracownik wykonujący pracę zdalną
- Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
- Dobre praktyki pracy zdalnej
- Procedura korzystania ze sprzętu IT i systemów:
- Rejestr sprzętu IT
- Rejestr systemów
- Zgoda na korzystanie z systemów
- Rejestr zgód na korzystanie z systemów
- Rejestr wydane sprzętu IT
- Zgoda na wynoszenie sprzętu IT
- Rejestr zgód na wynoszenie sprzętu IT
- Zgoda na korzystanie z prywatnego sprzętu IT
- Rejestr zgód na korzystanie z prywatnego sprzętu IT
- Zgoda na korzystanie z systemów
- Rejestr zgód na korzystanie z systemów
- Zgoda na korzystanie z prywatnych systemów
- Rejestr zgód na korzystanie z prywatnych systemów
Autorem dokumentacji COVID-19 jest:
Kancelaria Radców Prawnych
Bartosz Pawelczyk Krzysztof Kozik s.c.
www.pawelczyk-kozik.pl
ul. Różana 13/3, 61-577 Poznań
- wsparcie w organizacji pracy zdalnej w związku z przeciwdziałaniem COVID-19
- zwiększenie bezpieczeństwa prawnego związanego z wykorzystywaniem pracy zdalnej
- możliwość szybkiego wdrożenia dokumentacji, bez potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania
- zestaw usystematyzowanych dokumentów odnoszących się ściśle do pracy zdalnej w okresie obecnej epidemii
- dokumentacja stanowi dopełnienie wymaganych dokumentów RODO
- łatwość wdrożenia dokumentacji, z niewielkim udziałem własnym ze strony jednostki medycznej
